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October 1, 2020

Häufige R&S-Probleme Im Unternehmen Von Heute

Die Verwaltung von R&S ist nicht einfach - vor allem nicht für ein globales Unternehmen. Noch schwieriger wird es, wenn veraltete R&S-Tools verwendet werden, die Unternehmen oft dazu zwingen, zwischen Benutzerfreundlichkeit, Konformität, Effizienz und Kosten zu wählen.

Tatsächlich mussten die meisten Unternehmen mehrere unterschiedliche Systeme zusammenfügen, darunter Online-Buchungstools, Travel-Management Unternehmen sowie Zahlungs- und Spesenlösungen, um die Herausforderungen des alten TMC-Modells auf eigene Faust zu lösen. Dieser bruchstückhafte Ansatz führt bei vielen Organisationen zu vermeidbaren Problemen und Verzögerungen.

Die im Folgenden erläuterten häufigsten Probleme im Zusammenhang mit dem Reise- und Spesenmanagement veranlassen viele Unternehmen dazu, ihre R&S-Plattform und -Partner jetzt zu modernisieren, damit sie in der besten Position sind, um erfolgreich zu sein, wenn sich die Wirtschaft erholt und die Geschäftsreisen wieder massenhaft anlaufen.

Ineffizientes, "lückenhaftes" R&S-Programm

Hat Ihr R&S-Programm „Lücken“? Dies geschieht, wenn Mitarbeiter Reisen außerhalb der genehmigten Kanäle buchen - was in Unternehmen, die ältere R&S-Lösungen verwenden, nicht ungewöhnlich ist - und dann später die Reise zur Erstattung per Spesenabrechnung einreichen. Es kann Wochen oder Monate dauern, bis diese Ausgabenberichte beim Finanzteam ankommen, was die Echtzeittransparenz und -kontrolle über die Ausgaben beeinträchtigt.

Ebenso können sich Angestellte, die Käufe, die keine Reisen sind, tätigen, auf die großzügigste Auslegung der Spesenrichtlinie des Unternehmens verlassen. In beiden Fällen ist das Finanzteam durch das Warten auf die Einreichung von Spesenabrechnungen damit beschäftigt, Käufe, die nicht den Richtlinien entsprechen, zu identifizieren und abzulehnen - die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen. Die verzögerte Berichterstattung und Transparenz der Ausgaben in Echtzeit führen dazu, dass viele Unternehmen ihr R&S-Budget überschreiten. Wenn das R&S-Programm ein Leck hat, müssen die Finanzteams die Pfütze beseitigen und verschwenden Zeit mit geringwertiger Arbeit.

Letztes Jahr - noch vor der Pandemie - berichteten 56 % der von Robert Half Management Resources befragten CFOs, dass sie in den letzten drei Jahren eine Zunahme unangemessener Erstattungsanträge festgestellt hätten. Jetzt, da viele Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten, kann diese Kluft noch größer sein.

Lückenhafte Sorgfaltspflicht

In der Zeit von COVID-19 muss die Sorgfaltspflicht, d. h. die Gewährleistung der Sicherheit Ihrer Mitarbeiter, an erster Stelle stehen. Doch selbst den seriösesten Unternehmen kann es schwerfallen, ihrer Sorgfaltspflicht gegenüber ihren Mitarbeitern nachzukommen, was zum Teil auf die oben erwähnte geringe Akzeptanz aufgrund von Schwachstellen zurückzuführen ist. Probleme mit der lückenhaften Sorgfaltspflicht traten bereits im Februar und März zutage, als viele Unternehmen nicht über Echtzeitdaten darüber verfügten, wo sich ihre Mitarbeiter in den letzten 14 Tagen aufgehalten hatten oder wohin sie unterwegs waren, um sie zu schützen, wenn sie beruflich unterwegs waren. Jetzt ist es an der Zeit, diese Lücke zu schließen - bevor die Mitarbeiter wieder auf die Straße gehen. Mangelnder Einblick in den Aufenthaltsort der Reisenden bedeutet, dass die Reisenden gefährdet sein können, und wenn etwas passiert, sind Ihre Personal- und Reiseteams gezwungen, sich zu bemühen, ihre Mitarbeiter aufzuspüren und mit ihnen zu kommunizieren.

Die Sorgfaltspflicht ist es wert, dass man ihr Priorität einräumt, denn sie ist einfach das Richtige für die Arbeitnehmer. Aber es gibt noch einen anderen Grund: Unternehmen mit "vorbildlichen Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltprogrammen" übertrafen den S&P 500 um 3 bis 5 %, so eine Studie aus dem Jahr 2013.

Schlechte Mitarbeitererfahrung

Viele herkömmliche Tools zur Buchung von Geschäftsreisen sind auf das Unternehmen und nicht auf den Benutzer ausgerichtet. Oberflächlich betrachtet mag das für das Unternehmen gut klingen, aber in Wirklichkeit muss es umgekehrt sein: Erst müssen die Bedürfnisse der Reisenden erfüllt werden, damit die Bedürfnisse des Unternehmens effektiv erfüllt werden können. Durch die Fokussierung auf den Benutzer, mit verbrauchergerechte Benutzerfreundlichkeit, konkurrenzlosem Inventar, durch maschinelles Lernen gesteuerter Personalisierung und erstklassigem 24/7-Reisebüro-Service, nutzen Reisende die Plattform gerne, was Unternehmen eine hohe Akzeptanz und die daraus resultierende Transparenz und Kontrolle ermöglicht. Dies ist nötig, um Reisende zu schützen, Kosten zu kontrollieren und Geld zu sparen.

Umgekehrt sollten sich Ihre Mitarbeiter zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben auch noch um die Buchung und Änderung von Reisen kümmern, die sie im Auftrag Ihres Unternehmens durchführen? Die Arbeitnehmer haben dies in der Vergangenheit sicherlich getan, aber sie sollten es nicht tun müssen. Wenn sich die Mitarbeiter auf das Erreichen ihres Ziels für eine Geschäftsreise konzentrieren können, ist dies in jedem Fall gewinnbringender als eine 45-minütige Wartezeit in der Warteschleife, um eine Flugannullierung in letzter Minute zu bearbeiten. Ein weiteres Problem, mit dem Geschäftsreisende häufig konfrontiert sind, ist die begrenzte Auswahl an Angeboten im Online-Buchungstool des Unternehmens, was zu einer geringen Akzeptanz und einer niedrigen Zufriedenheit bei den reisenden Mitarbeitern führt. Begrenzte Bestände können sogar dazu führen, dass Mitarbeiter "abtrünnig" werden und außerhalb der genehmigten Tools buchen, was zum nächsten Problem führen kann.

Eine Umfrage der Boston Consulting Group hat gezeigt, dass die größten Faktoren für die Mitarbeiterzufriedenheit neben der Vergütung solche Dinge sind wie die Wertschätzung für gute Arbeit, das Gefühl, dass das Unternehmen einen als Person schätzt, und die Möglichkeit zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Eine Möglichkeit, alle drei Punkte zu beeinflussen, ist die Einflussnahme auf das Reiseverhalten der Mitarbeiter.

Opaque ROI

Als Faustregel gilt, dass Ihr Unternehmen für jeden für Geschäftsreisen ausgegebenen Dollar 12,50 Dollar zurückerhält, so Oxford Research. Das ist zwar ein praktischer Datenpunkt, aber die meisten Unternehmen würden gerne wissen, wie hoch der Ertrag speziell für ihr Unternehmen ist. Dies setzt voraus, dass man in der Lage ist, die einzelnen Ausgabenmuster des Unternehmens zu analysieren. Dieses Wissen kann Aufschluss darüber geben, welche Arten von Reisen zulässig sind, wie sie mit Lieferanten verhandeln und nach ihrer Rückkehr fundierte Entscheidungen in Bezug auf Sitzungen und Veranstaltungen treffen können.

Leider haben viele herkömmliche R&S-Lösungen komplexe oder undurchsichtige Gebühren, die manuell abgeglichen werden müssen, bevor Sie sich einer ROI-Berechnung nähern können. Die uneinheitliche Einhaltung von Richtlinien macht diese Herausforderung noch größer. Wenn die R&S-Ausgaben über viele verschiedene Systeme verteilt sind, können diese Bewertungen nur selten und mit hohem manuellem Aufwand durchgeführt werden, was ein Unternehmen daran hindert, flexibel und reaktionsschnell auf sich ändernde Geschäftsbedingungen zu reagieren.

Kommen Ihnen einige oder alle dieser Punkte bekannt vor? Wenn ja, keine Sorge. Die moderne R&S-Plattform von heute geht auf diese Probleme ein und ermöglicht es dem Unternehmen, eine größere Effizienz zu erreichen - was den Erfolg eines Unternehmens im aktuellen Wirtschaftsklima stark beeinflussen wird. Entdecken Sie einen neuen Ansatz für R&S in dem neuen On-Demand-Webinar Moderne R&S für Business Recovery.

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