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September 29, 2020

Organisation Von Notwendigen Reisen Während Der Corona-Pandemie 2019

Das Coronavirus hat viele Travel Manager in eine neue Welt gestoßen, und sie sind dabei, ihren Plan zu erstellen und Best Practices herauszufinden - mit Hilfe von Kollegen auf der ganzen Welt. Viele Travel Manager haben zum Beispiel die TripActions Community als hilfreiche Ressource für Ideen, Taktiken und Unterstützung entdeckt.

Für diejenigen, die Informationen von der Frontlinie suchen, teilten die Travel Leader von GameStop in einem kürzlich von BTN veranstalteten Webinar mit, wie sie die Reisen für ihre US-Einzelhändler handhaben. Das GameStop Reise-Duo, Judy Payne und Samantha Vogel, verriet , wie sie seit dem Sommer für die Sicherheit und Unterstützung der Mitarbeiter sorgen, die für notwendige Reisen unterwegs sind.

Als landesweit tätiger Händler für Computerspiele organisiert GameStop in der Regel zahlreiche Geschäftsreisen in den USA und weltweit, wegen Geschäftsbeziehungen im Bereich der Produktion unter anderem auch nach China. Als die Pandemie ausbrach, stellte das Unternehmen den Reiseverkehr schnell ein und bildete eine Taskforce für die Fürsorgepflicht. Das Team, das sich aus Vertretern der Teams Travel & Meetings, Risiko und Schadensvermeidung, Personal- und Rechtsabteilung sowie aus Führungskräften der C-Suite zusammensetzte, traf sich zunächst zweimal wöchentlich, später wöchentlich, um den Bedarf zu ermitteln, und entwickelte dann einen stufenweisen Ansatz für die Wiederaufnahme der Arbeit - einschließlich Geschäftsreisen.

Während Geschäftsreisen noch auf Eis lagen, machten Plünderungen in mehreren Städten im Mai und Juni es für einige Mitarbeiter notwendig, zu betroffenen Geschäften zu reisen. Das Unternehmen musste sich vergewissern, dass die Mitarbeiter der Filiale in Sicherheit waren und beurteilten den Schaden. Zu diesem Zeitpunkt begannen Judy und Samantha mit der Umsetzung ihres Plans für die Wiederaufnahme von sicheren Reisen.

Zu Beginn wurde ein vierstufiger Reiseplan festgelegt, einschließlich einer Reisegenehmigung auf Führungsebene für die frühesten Phasen und einer obligatorischen Selbstquarantäne von 14 Tagen nach allen Reisen. Selbst als Geschäftsreisen verboten waren, hatte sich das Travel Team dafür entschieden, die vom Unternehmen genehmigten TripActions Buchungstools im Firmenreiseportal verfügbar zu halten, für den Fall, dass eine Reise in letzter Minute notwendig würde.

In der ersten Phase des Plans, sobald also eine Reise die Genehmigung der Geschäftsleitung erhalten hatte und gebucht war, kontaktierte das Team jeden einzelnen Reisenden, um sie mit zusätzlichen Informationen zu versorgen. Samantha und Judy durchsuchten alle verfügbaren Informationsquellen, um ihr Travel Management zu unterstützen, darunter ihr Kollegen-Netzwerk, Weltnachrichten, BTN-Branchennachrichten, WHO, behördlichen Risikostufen, IATA und das TripActions Travel Manager Dashboard. Das Team konnte sich auch auf seine Partner- und Anbieterbeziehungen verlassen, die sie über Änderungen der Corona-Richtlinien, Hygienerichtlinien, etc. in allen großen Hotels und Fluggesellschaften auf dem Laufenden hielten.

Jeder Reisende erhielt spezifische Informationen dazu, mit was er vor, während und nach der Reise zu rechnen hatte. Die Informationen reichten von Mitfahrgelegenheiten bis hin zu Informationen darüber, was beim Check-in am Flughafen zu erwarten ist, TSA-/Sicherheitsdetails, Anforderungen von Fluggesellschaften, Tipps für die Sicherheit in Hotels und sogar Ideen zur Bewältigung von Stress und Emotionen im Zusammenhang mit dem Reisen.

Von Anfang an legten Judy und Samantha großen Wert auf Kommunikation und nutzten einen mehrgleisigen Ansatz, um die Mitarbeiter zu informieren. Zu den Channels gehörten:

  • Interne Travel & Meetings-Website (Intranet)
  • E-Mail-Newsletter für Mitarbeiter
  • Individuelle Kommunikation mit jedem Reisenden
  • TripActions Online-Reiserouten mit Echtzeit-Corona-Daten und Sicherheits- und Hygieneprotokollen von Anbietern

Dem Unternehmen war es wichtig, eine einfühlsame Botschaft rund um das Thema Geschäftsreisen zu vermitteln: Wenn Mitarbeiter sich bei der Reise unwohl fühlen, ein hohes Risiko in der Familie haben oder meinen, dass diese Reise für sie persönlich nicht in Frage kommt, werden sie nicht benachteiligt. Das Team stellt den Managern auch Informationen zur Verfügung, wie man eine Person für eine notwendige Reise ersetzen kann.

Das GameStop-Team hat in den letzten Monaten die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Prozess der Entwicklung seines Reise-Rückkehrplans dokumentiert. Sehen Sie sich die Aufzeichnung bei BTN an, um die wichtigsten Erkenntnisse und Ratschläge von Judy und Samantha für Unternehmen, die Geschäftsreisen wieder sicher aufnehmen wollen, anzuhören.

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