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September 25, 2020

Tipps Für Einen Strategischen Checkup Ihres Firmenreiseprogramms

Während wir in die Zukunft blicken, untersuchen viele Finanz-, Reise- und Personalteams die vielen Mängel in der R&S-Planung, den Prozessen und Systemen, die in den ersten Tagen und während der gesamten Pandemie auftauchten. Sie nehmen ihren Krisenplan und ihre Reise- und Spesenmanagementlösung genauer unter die Lupe, um sich aktiv auf die Zukunft vorzubereiten, wenn das Reisen wieder losgeht.

Da die meisten Reisen pausieren, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt für einen strategischen Checkup Ihres Corporate R&S-Programms. Für die meisten Unternehmen besteht der erste Schritt darin, sich abteilungsübergreifend darüber zu einigen, was funktioniert hat, was nicht und was man dagegen tun kann. Dieser Blog soll dazu beitragen, die Gespräche zu erleichtern, die innerhalb von Unternehmen erforderlich sind, wenn sie eine sichere und kostengünstige Möglichkeit suchen, um den Geschäfts- und Reiseverkehr wieder in Gang zu bringen. Laut Oxford Research bringt jeder Dollar, der für Geschäftsreisen ausgegeben wird, 12,50 Dollar zurück. Je früher sich Ihre Reisenden also wieder auf den Weg machen, desto eher werden sie dazu beitragen, das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern.

Bewerten Sie die Bedeutung von Geschäftsreisen neu

Die Entwicklung vom regionalen Ausbruch zur globalen Pandemie ging rasend - und die ergriffenen Maßnahmen waren oft reaktiv, weil sie notwendig waren - wir standen vor einer noch nie dagewesenen Situation. Der erste Schritt nach vorne ist ein Rückblick auf das vergangene Jahr Ihrer Geschäftsreisen - sowohl vor als auch während der Pandemie. Schauen Sie nicht nur auf die Kosten - schauen Sie auf die Ergebnisse. Geschäftsreisen bringen nachweislich einen beträchtlichen Return on Investment - sei es in Form von Geschäftsabschlüssen, höherer Kundenzufriedenheit oder verbesserter Mitarbeiterkontakte und Produktivität.

Beantworten Sie folgende Fragen:

  • Welche Kategorien von Reisen brachten den meisten Wert (in Euro oder anderweitig)?
  • Haben bestimmte Personen oder Teams, die auf Reisen waren, besonders effektiv zum ROI beigetragen?
  • Wie hoch ist die Summe Ihrer ungenutzten Flugtickets und wo können sie in Zukunft am besten eingesetzt werden?

2. Richten Sie Ihr gesamtes Unternehmen neu aus

Jetzt ist die Gelegenheit, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um zusammenzukommen und Gespräche zu führen. Sobald Sie die Rentabilität Ihrer Reiseinvestitionen ermittelt haben, stellen Sie sicher, dass sich die Führungskräfte im gesamten Unternehmen auf die Prioritäten in Bezug auf Geschäftsreisen einigen, sobald diese wieder anlaufen. Wenn Sie das nicht im Voraus festgelegt haben, werden Sie (wieder) auf dem falschen Fuß erwischt, wenn das Reisen wieder losgeht.

Beantworten Sie folgende Fragen:

  • Wie haben Sie vor, die Reisenden zu orten?
  • Wie stellen Sie sicher, dass Sie im Bedarfsfall Reisende ausfindig machen können?
  • Wie haben Sie vor, mit den Reisenden zu kommunizieren?
  • Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Reisenden ihre ungenutzten Tickets nutzen und Rückvergütungen anwenden, bevor sie neues Budget für Reisen ausgeben?
  • Wie erhalten Sie Echtzeit-Transparenz über Spesen, um Kostenkontrolle und Einsparungen voranzutreiben?

3. Freuen Sie sich auf das „Nächste Normal“

Sie haben sicherlich viele verschiedene Sichtweisen gehört und gelesen, wie sich das Geschäftsleben - und die Geschäftsreisen - bereits verändert haben. Das „Normale“ wird sich zweifelsohne weiterentwickeln, basierend auf Entwicklungen im Bereich Gesundheit und Sicherheit, neuen Protokollen und sich ändernden Vorschriften. Die meisten Mitarbeiter werden sich anfangs mit kürzeren Reisen wohler fühlen - sowohl in Bezug auf die Entfernung als auch auf die Abwesenheitszeit.

Beantworten Sie folgende Fragen:

  • Welche Reiseziele sollten erlaubt sein und in welchem Zeitrahmen?
  • Wie legen Sie fest, was für die Reise sicher ist?
  • Wie schätzen Sie die Bereitschaft und das Wohlbehagen Ihrer Mitarbeiter ein, erneut auf Reisen zu gehen?
  • Wie wird der Genehmigungsprozess aussehen?
  • Wie haben Sie vor, Richtlinien festzulegen und anzupassen, wenn sich die Bedingungen ändern?

Die Gespräche, die jetzt stattfinden, werden den Grundstein für ein leistungsstarkes Reiseprogramm in der Zukunft legen. Darüber hinaus kann eine moderne R&S-Plattform die Sicherheit der Reisenden gewährleisten und dem Finanzteam in einer Zeit wirtschaftlicher Unsicherheit Transparenz und Kontrolle bieten. Erfahren Sie mehr darüber in Die Bedeutung des R&S-Management in der Business Continuity.

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