Return to blog
December 10, 2020

Wie TripActions Vor-Ort-Ausgaben Verbesser

Die Mitarbeiter geben ihr Geld auf neue und einzigartige Weise aus, und die herkömmlichen Tools für Vor-Ort-Ausgaben bleiben hinter einer neuen Lösungsreihe zurück, die von TripActions Liquid™ auf den Markt gebracht wird.

Mangelnde Kontrolle, komplexe Genehmigungsabläufe, manuelle Prozesse, veraltete Benutzeroberflächen und weitere Probleme plagen den Markt. Lesen Sie weiter, um mehr über die Probleme zu erfahren, die mit den Vor-Ort-Ausgaben verbunden sind, und wie TripActions Liquid diese Probleme lösen will.

Der traditionelle Ansatz der Vor-Ort-Ausgaben

Traditionell fallen die Vor-Ort-Ausgaben (Ausgaben zwischen 850 bis 4.300 Euro) in einen speziellen Bereich des Ausgabenmanagements, der zwischen kleineren Ausgaben und der Beschaffung in großem Umfang liegt. Die eine Seite des Ausgabenmanagements umfasst typische Ausgaben wie Flugkosten, Hotels, Kaffee, Mahlzeiten und andere reisebezogene Ausgaben. Auf der anderen Seite umfasst die allgemeine Beschaffung sehr große Einkäufe wie Rohstoffe, Produktionsgüter oder Software-Abonnements in großem Umfang.



Die Vor-Ort-Ausgaben wurden jedoch traditionell in die strenge, langsame Welt der allgemeinen Beschaffung eingeordnet, weil es nicht viel Technologie dafür gab. Dadurch werden Arbeitnehmer und Unternehmen ausgebremst. Das bedeutet, dass der Kauf von Büromaterialien den gleichen Prozess durchläuft wie der Kauf großer Software-Abonnements wie Amazon Web Services.

Mit der zunehmenden Verbreitung von SaaS und Tools für die Produktivität am Arbeitsplatz treffen jedoch immer mehr Mitarbeiter im Namen des Unternehmens Kaufentscheidungen vor Ort. Die Mitarbeiter zahlen für Veranstaltungen, Software-Abonnements, Werbung und vieles mehr.

Die Art und Weise, wie Mitarbeiter einkaufen, verändern

Die Mitarbeiter von heute erwarten Bequemlichkeit, Leichtigkeit und Einfachheit. Und so wie die Angestellten heute von Firmenreisetools ein kundenähnliches Erlebnis erhoffen, erwarten viele, dass Finanzlösungen für Unternehmen das gleiche Erlebnis bieten wie Konsumententools wie Venmo, Chime oder Robinhood.

Viele aktuelle Fintech-Instrumente für Unternehmen erfüllen diese Erwartungen der Verbraucher einfach nicht. Bei Befragungen zu Fintech-Lösungen in Unternehmen geben sowohl die Mitarbeiter als auch die Finanzteams regelmäßig eine Vielzahl von Problemen mit ihren internen Lösungen an, die von manuellen Prozessen bis hin zu langwierigen Rückerstattungen reichen.

Um die Bedürfnisse des Unternehmens mit den Erwartungen der Verbraucher in Einklang zu bringen, benötigen Unternehmen nahtlose Prozesse vom Budget über die Ausgaben bis hin zur Buchhaltungssoftware, ohne dabei die Kontrolle und Transparenz zu verlieren.

Wie Vor-Ort-Ausgaben gestört werden

Traditionelle Prozesse der Vor-Ort-Ausgaben beinhalten komplexe Genehmigungsabläufe. Die Mitarbeiter müssen oft eine lange Genehmigungskette durchlaufen, in denen Finanz-, Beschaffungs-, Sicherheits- und manchmal auch Rechtsteams involviert sein können. Dies kann Tage bis Wochen dauern, was zu Zeitverlusten auf Seiten des Mitarbeiters und der Genehmiger führt. Diese langwierigen Genehmigungsverfahren können sogar zu Zahlungsengpässen führen, so dass die Lieferanten länger auf ihre Zahlungen warten müssen. Außerdem sind die Zahlungsdaten nicht in Echtzeit verfügbar. Ältere Tools sind nicht intelligent genug, um diese Starrheit zu umgehen.

Außerdem berauben herkömmliche Instrumente und Verfahren für Vor-Ort-Ausgaben den Mitarbeitern ihrer Unabhängigkeit und verlangsamen die gesamte Transaktion. Die Starrheit des Prozesses verringert die Flexibilität bei der Wahl des Lieferanten, selbst bei kleinsten Anschaffungen. Die Mitarbeiter wollen schnelle, intelligente Entscheidungen für das Unternehmen treffen und fühlen sich gehemmt, wenn sie durch unnötig starre Genehmigungsverfahren daran gehindert werden.

Herkömmliche Tools führen auch zu einem Mangel an Echtzeit-Transparenz und dem Problem der Schatten-IT, das laut Cisco ein Schmerzpunkt für Finanz- und IT-Organisationen ist. Bei herkömmlichen Tools kann die ERP-Anbindung umständlich sein, Mitarbeiter verwenden Firmenkarten, ohne die Richtlinien zu kennen, und nicht konforme Ausgaben werden erst im Nachhinein überprüft. Dies führt zu periodischer Sichtbarkeit, doppelten Ausgaben und keiner Möglichkeit, potenziell schädliche Zahlungsprobleme in Echtzeit zu erkennen.

Es liegt auf der Hand, dass dieses Verfahren hinter der heutigen Technologie zurückbleibt. TripActions Liquid wurde entwickelt, um die Art und Weise, wie Unternehmen ihr Ausgabenmanagement handhaben, neu zu überdenken.

Wie TripActions Liquid an Vor-Ort-Ausgaben herangeht

TripActions Liquid bietet zwei Arten von virtuellen On-Demand-Einkaufskarten zur Bezahlung von Ad-hoc-Ausgaben im Unternehmen. Unternehmen können Abonnementkarten für wiederkehrende Zahlungen oder Karten für den einmaligen Gebrauch ausgeben, die nach bestimmten Parametern wieder automatisch storniert werden. TripActions Liquid ist ein bahnbrechendes Produkt, das zusätzlich zu seinen zahlreichen Stärken in den Bereichen Reisen, Zahlungen und Spesen auch die typischen Probleme im Zusammenhang mit den Ausgaben vor Ort löst.

TripActions Liquid automatisiert komplexe Genehmigungsabläufe und gewährt den Mitarbeitern Unabhängigkeit. Die Lösung ermöglicht es Admins, eine Vielzahl von Parametern zu erstellen, die den Genehmigungsprozess automatisieren. Admins können vorab genehmigte Budgets, Ablaufdaten, Verlängerungsintervalle für Abonnements und vieles mehr kontrollieren. All dies ermöglicht es den Mitarbeitern, schnelle und flexible Kaufentscheidungen im Namen des Unternehmens zu treffen und gleichzeitig die Kontrolle und Transparenz für die Finanz- und Buchhaltungsteams zu gewährleisten. Darüber hinaus bedeutet diese Automatisierung des Genehmigungsprozesses eine sofortige Zahlung an die Lieferanten, wobei die Daten sofort in das ERP-System einfließen.

Ein Echtzeit-Überblick über die Geschäftsausgaben ist entscheidend für ein gesundes Unternehmen. Buchhaltungs- und Finanzteams haben jedoch am Monatsende oft alle Hände voll zu tun, indem sie nicht konforme Ausgaben überprüfen. Wenn Mitarbeiter TripActions Liquid-Karten für Ausgaben vor Ort verwenden, sind detaillierte Kaufdaten sofort verfügbar und nachträgliche Zahlungen gehören der Vergangenheit an. Da TripActions Reisen, Zahlungen, Spesenmanagement und Vor-Ort-Ausgaben abwickelt, haben die Finanzteams einen vollständigen Überblick über alle Geschäftsausgaben in einem zentralen Dashboard.

Um mehr darüber zu erfahren, wie TripActions das Ausgabenmanagement revolutioniert, besuchen Sie www.tripactions.com/liquid.

Return to blog