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August 21, 2020

Comment Les Équipes Achats Réduisent le Risque en Matière de Voyages et de Dépenses

Les voyages d’affaires sont importants pour toutes les parties d’une entreprise, c’est pourquoi les équipes achats tentent de réunir ces différents acteurs lors de la sélection du bon fournisseur. Aujourd’hui plus que jamais, les équipes achats doivent faire preuve de leadership et tirer parti de leur rôle central pour gérer de manière proactive les risques liés à la gestion des voyages et des dépenses afin d’aider leur entreprise à protéger les voyageurs et à contrôler les coûts tandis qu’elles reprennent une activité commerciale et économique.

Les récents évènements ont mis en avant le rôle des systèmes et des processus dans la sécurité des voyageurs. Le devoir de diligence (l’obligation légale d’une entreprise de prendre soin de ses employés en déplacement) a un impact sur l’entreprise à travers ces services, ce qui met l’équipe achats dans une position où elle peut faire preuve de leadership et assurer la continuité des activités et la sécurité des voyageurs en cas d’urgence, qu’il s’agisse d’une catastrophe naturelle, de troubles politiques ou d’une crise sanitaire mondiale.

Voyons comment vous, responsable des achats, pouvez contribuer à réduire les risques liés aux voyages d’affaires et à la gestion des dépenses en protégeant les voyageurs, et contrôler les coûts pour aider votre entreprise à prospérer.

Rassembler les dirigeants pour prendre une décision éclairée

Comme mentionné au début, plusieurs unités commerciales, régions et services doivent se réunir au sein de l’équipe achats pour répondre aux besoins de l’entreprise, notamment lors du choix d’une solution de gestion des voyages et des dépenses, par exemple. Il s’agit souvent des services finances, ressources humaines, opérations, gestion des risques, sécurité, et bien sûr, voyages d’affaires, entre autres. L’équipe achats ne doit pas se contenter d’autoriser les voyages et les dépenses, et doit examiner les solutions de gestion des voyages et des dépenses en prenant également en compte la gestion des risques. Récemment, nous avons vu qu’en cas d’urgence, la collaboration et la communication entre les services et avec les voyageurs étaient cruciales.

Exemples de problèmes à traiter :

  • Comment savoir où se trouvent vos employés dans le monde et s’ils sont en danger ?
  • Si votre équipe sécurité doit communiquer avec les voyageurs, quels outils utilisera-t-elle ?

Non seulement, l’équipe achats doit savoir s’il existe un plan pour faire face à une urgence, mais elle doit également disposer d’une liste de technologies, de fournisseurs partenaires et de ressources, le cas échéant, dont son entreprise a besoin pour mettre le plan en marche. Les ressources doivent toujours aborder la situation sous différents angles :

- Devoir de diligence : comment prenez-vous soin des personnes qui utilisent le produit, ainsi que de vos employés ?

- Achat de matériel d’urgence : qu’il s’agisse de désinfectant pour les mains durant une crise sanitaire ou de reconduire les employés chez eux en toute sécurité après un tremblement de terre

- Fournisseurs partenaires : ceux qui vous aideront à mettre votre plan à exécution

C’est ici qu’il est essentiel pour l’équipe achats d’être impliquée dans la création du plan : si l’équipe sécurité souhaite augmenter la quantité de désinfectants pour les mains au bureau suite à une urgence sanitaire, l’équipe achats doit s’en procurer. Si, dans le choix de votre entreprise de gestion des voyages, vous n’avez pas pris en compte ses capacités en matière de technologie et d’assistance en cas d’urgence, vous risquez de vous rendre compte que vous avez choisi le mauvais partenaire une fois que ce sera trop tard.

Prendre les devants pour protéger l’entreprise

C’est en particulier parce que les voyages représentent un domaine montrant un comportement non-conformiste (plus de 50 % des voyageurs réservent en dehors de la plateforme selon le Skift State of Business Travel Report) que votre équipe doit avoir du contrôle, de la visibilité et une approche axée sur les parties prenantes, et savoir comment s’adapter. Bonne nouvelle : les solutions modernes de gestion des voyages et des dépenses permettent de réduire les réservations « malhonnêtes » et d’assurer un fort taux d’adoption par vos voyageurs grâce à leur facilité d’utilisation, l’étendue de leur offre (en particulier les offres compatibles avec les programmes de fidélité des voyageurs), et la qualité de l’assistance des agents de voyage lors des déplacements.

Le rôle principal de l’équipe achats est de rassembler tous les acteurs pour prendre les bonnes décisions pour l’ensemble de l’entreprise.

Exemples de problèmes à traiter :

  • L’équipe achats doit veiller à réduire les coûts tout en aidant à protéger le capital humain et physique. En cas d’urgence, votre plateforme de gestion des voyages et des dépenses dispose-t-elle de fonctionnalités de communication suffisantes pour remplir votre devoir de diligence ?

  • Comment contrôlerez-vous les dépenses des employés qui sont obligés de faire du télétravail ?

Soutenez vos employés en situation d’urgence

En cas d’urgence, les équipes voyages, sécurité, gestion des risques et autres auront sûrement besoin du soutien de l’équipe achats, et toutes ces équipes doivent travailler ensemble. Par exemple, en cas d’urgence, comment approvisionnez-vous les voyageurs bloqués loin de chez eux ? Durant la crise de la COVID-19, de nombreuses entreprises ont découvert que pour soutenir les voyageurs, il fallait également leur donner le sentiment d’être entendus et leur montrer que leur entreprise prenait les mesures nécessaires pour les aider.

Répondre de manière efficace aux besoins de vos voyageurs en cas de crise permet d’atténuer les craintes, la peur et le stress, tout en renforçant le lien entre les employés et l’entreprise, ce qui est important pour la satisfaction, l’engagement et la loyauté des employés. Offrez aux voyageurs un moyen de paiement qui ne requiert aucun prêt sans intérêt auprès de l’entreprise et aucun travail laborieux de déclaration de notes de frais, tout en accélérant le processus de rapprochement de l’équipe financière. Comme nous l’avons tous vu, un plan d’urgence est essentiel pour le programme de voyages et de dépenses de votre entreprise. Un évènement comme le coronavirus est un scénario à gros enjeux et à forte pression pour l’équipe de gestion des risques. Il est important de se pencher sur la continuité et la reprise des activités commerciales, et de créer des processus pour soutenir les voyages d’affaires en cette période.

Exemples de problèmes à traiter :

  • Quel est votre plan d’urgence en cas de crise sanitaire mondiale et d’autres situations d’urgence ?
  • Quel est le processus d’assistance aux voyageurs, éventuellement en dehors de l’emplacement habituel de vos bureaux ?
  • Comment communiquerez-vous avec les voyageurs en déplacement ?

Considérations lors du choix de la plateforme et du partenaire de gestion des voyages et des dépenses

Savoir où sont vos employés, où ils ont été et où ils vont. Une bonne plateforme de gestion des voyages et des dépenses vous montrera qui a réservé, voyagé ou se rend à un endroit qui peut mettre les employés en danger : que ce soit en raison de catastrophes naturelles, de terrorisme, d’instabilité géopolitique ou de crise sanitaire. Votre plateforme de gestion des voyages et des dépenses vous permet-elle d’accéder facilement à ces informations ?

Accès aux données en temps réel. La continuité des activités est par définition essentielle. Votre plateforme de gestion des voyages et des dépenses doit donc fournir un accès aux données en temps réel, ce qui est nécessaire pour prendre des décisions éclairées rapidement et efficacement. Sa capacité à gérer les dépenses et à surveiller les futurs voyages, quels que soient les changements ou les risques du voyage, est également importante.

Visibilité et contrôle. Combien de temps se passe-t-il entre le moment où un employé utilise sa carte corporate et le moment où l’équipe financière reçoit l’information ? Les systèmes modernes d’aujourd’hui en matière de gestion des voyages et des dépenses offrent une visibilité et un contrôle en temps réel afin que l’équipe financière puisse prendre des décisions rapides concernant les dépenses et empêcher les dépenses non conformes.

Facilité d’utilisation. Une solution n’est valable que si les parties prenantes l’adoptent. La facilité d’utilisation est essentielle pour le voyageur ainsi que pour les équipes finances, gestion des risques et gestion des voyages. Les administrateurs doivent pouvoir contacter directement les voyageurs à chaque fois que c’est nécessaire et ils ne doivent pas avoir à attendre des heures ou des jours pour que les notes de frais soient déclarées. Si le taux d’adoption de la plateforme de voyage est faible, cela signifie qu’ils auront peu ou pas de visibilité sur les allées et venues des voyageurs, ce qui fait qu’il est presque impossible de savoir qui a été ou est en danger. L’adoption de votre programme de voyages n’est pas qu’une question de contrôle des coûts, c’est une question de sûreté et de sécurité qui a un impact sur votre capacité à assurer votre devoir de diligence. La facilité d’utilisation semblable à celle des sites grand public, l’offre très variée et l’assistance fournie par des agents de voyage experts 24 h/24 et 7 j/7 contribueront à l’adoption de l’outil par tous vos employés.

L’intersection des processus et de la technologie

En ce qui concerne la continuité des activités et le risque en matière de voyages d’affaires, la technologie utilisée compte, et pas qu’un peu. Imaginez que vous faites face à une crise et que votre entreprise utilise une plateforme de voyages et de dépenses basée sur une technologie obsolète. Comment permettez-vous aux voyageurs de rentrer chez eux en toute sécurité ? Le danger est que les voyageurs puissent dépendre de navigateurs anciens et moins courants, qui ne permettent pas de faire des réservations via mobile, ou qui ne sont pas conçus pour être agiles et flexibles.

Politiques dynamiques et flexibles adaptées aux voyageurs = plus grande satisfaction des voyageurs

La politique de voyages est importante pour un programme de voyages réussi. Les politiques de voyages trop strictes sont un casse-tête pour les voyageurs et les responsables déplacements. L’offre de voyages est connue pour être instable en matière de prix, et les politiques traditionnelles et statiques de gestion des voyages et des dépenses reflètent rarement cette réalité. Les politiques trop strictes encouragent souvent les voyageurs à acheter en dehors du système et entraînent des problèmes de conformité.

La solution : les outils de gestion des voyages qui s’ajustent de manière dynamique en fonction des prix réels d’une destination sur des dates de voyage données aident à trouver un équilibre entre le contrôle et les besoins des voyageurs. Sur TripActions, les admins peuvent définir des politiques dynamiques pour leurs voyageurs, qu’ils souhaitent appliquer des politiques différentes pour différents groupes d’employés ou modifier les plafonds des vols et des hôtels en fonction de ce que les voyageurs réservent réellement.

Le rôle central de l’équipe achats

Les responsables des achats doivent examiner les décisions d’achat qu’ils prennent sous différents angles. En matière de gestion des voyages et des dépenses, une entreprise doit chercher à avoir du contrôle, de la visibilité et une approche axée sur les parties prenantes, et avoir la capacité de comprendre comment s’adapter aux changements à la fois majeurs, comme le coronavirus, et mineurs, comme l’ajout d’un bureau dans une nouvelle région. Et comme nous l’avons vu, ces besoins deviennent encore plus importants en cas d’urgence.

Gagner en visibilité, ajuster sa politique et communiquer avec les voyageurs devient une exigence commerciale pour votre plateforme de gestion des voyages et des dépenses en période de crise. Lorsqu’une entreprise adopte une solution de gestion des voyages et des dépenses qui est à la fois flexible et en accord avec ses valeurs et sa culture, elle est bien préparée pour assurer la continuité de ses activités dans le futur. Découvrez comment une équipe achats a drastiquement amélioré son système de gestion des voyages et des dépenses dans l’article de blog sur Anaplan, client de TripActions.

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