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December 10, 2020

Comment TripActions Change Le Système Des Achats Au Comptant

Les employés dépensent de l’argent de manière différente et unique, et les outils existants pour les achats au comptant sont à la traîne comparé à la gamme de solutions TripActions Liquid™ qui arrive sur le marché.

Le manque de contrôle, des flux d’approbation complexes, des processus manuels, des interfaces utilisateur obsolètes, et d’autres aspects négatifs affligent le marché. Lisez la suite pour en savoir davantage sur les problèmes liés aux achats au comptant et sur la façon dont TripActions Liquid compte les régler.

L’approche traditionnelle des achats au comptant

Les achats au comptant (dépense allant de 1000 $ à 5000 $) font partie d’une catégorie unique de gestion des dépenses qui se situe entre les petites dépenses et les achats à grande échelle. Une partie des dépenses est consacrée aux achats courants tels que les billets d’avion, les hôtels, le café, les repas, et d’autres dépenses liées aux voyages. L’autre aux achats généraux qui comprennent de grosses dépenses telles que de la matière première, des biens de production, ou des abonnements logiciels à grande échelle.



Les achats au comptant ont toutefois été intégrés au monde strict et lent des achats généraux, car peu de technologies y sont dédiées. Ce qui est un frein pour les employés et les entreprises. Cela signifie que l’achat de fournitures de bureau passe par le même processus que l’achat d’abonnements logiciels à grande échelle comme Amazon Web Services.

Toutefois, avec l’adoption croissante du SaaS et les outils de productivité de l’entreprise, de plus en plus d’employés font des achats au comptant au nom de l’entreprise. Les employés payent des évènements, des abonnements logiciels, de la publicité, etc.

Changer la façon dont les employés achètent

Aujourd’hui, les employés recherchent le confort, la facilité et la simplicité. Les employés attendent maintenant des outils de voyage de l’entreprise qu’ils leur offrent une expérience type consommateur, de même que beaucoup attendent des solutions financières de l’entreprise qu’elles leur offrent la même expérience que les outils destinés aux consommateurs comme Venmo, Chime ou Robinhood.

De nombreux outils fintech d’entreprise courants ne répondent tout simplement pas à ces attentes. Lorsqu’ils sont interrogés sur les solutions fintech de l’entreprise, les employés et les équipes financières citent régulièrement une multitude de problèmes qui vont des processus manuels à la lenteur des remboursements.

Pour trouver un équilibre entre les besoins de l’entreprise et les attentes du consommateur, les entreprises ont besoin d’avoir des processus transparents (que ce soit en matière de budget, de dépenses ou de logiciels comptables) tout en gardant le contrôle et une bonne visibilité.

Les achats au comptant deviennent obsolètes

Les processus d’achat au comptant traditionnels comportent des flux d’approbation complexes. Les employés doivent souvent passer par une longue chaîne d’approbation pouvant être constituée d’équipes financières, achats, sécurité, et parfois juridiques. Ce long processus peut prendre des jours voire des semaines, et faire perdre du temps à l’employé et aux équipes. Il peut même entraîner des retards de paiement, ce qui signifie que les fournisseurs doivent attendre plus longtemps pour être payés. Par extension, les données de paiement ne sont pas disponibles en temps réel. Les outils existants ne sont pas suffisamment intelligents pour s’adapter à cette rigidité.

De plus, les outils et processus d’achat au comptant traditionnels privent les employés de leur indépendance et ralentissent toute la transaction. La rigidité du processus réduit la flexibilité du choix du fournisseur, même pour les petits achats. Les employés veulent être capables de prendre rapidement de bonnes décisions pour l’entreprise, et ont l’impression d’être bloqués par des processus d’approbation inutilement rigides.

Les outils traditionnels entraînent également un manque de visibilité en temps réel et le problème de Shadow IT qu’évoque Cisco nuit aux entreprises financières et informatiques. Avec les outils traditionnels, la connexion ERP peut être compliquée, les employés utilisent des cartes d'entreprise sans connaître la politique et les dépenses non conformes sont examinées postérieurement. Cela entraîne une visibilité périodique et des achats en double, et il n’y a aucun moyen d'identifier en temps réel les problèmes de paiement potentiellement dangereux.

Il est clair que ce processus est à la traîne comparé aux technologies qui existent aujourd’hui. TripActions Liquid a été conçu pour revoir la façon dont les entreprises gèrent leurs dépenses.

L’approche de TripActions Liquid en matière d’achats au comptant

TripActions Liquid fournit deux types de cartes d’achat virtuelles à la demande pour payer les dépenses de l’entreprise. Les entreprises peuvent délivrer des cartes d’abonnement pour les paiements réguliers ou des cartes à usage unique qui se bloquent automatiquement en fonction des paramètres définis. TripActions Liquid est un produit révolutionnaire qui résout les problèmes courants liés aux achats au comptant en plus d’offrir de nombreux avantages en matière de voyage, de paiement et de dépenses.

TripActions Liquid automatise les flux d’approbation complexes et permet aux employés d’être indépendants. Cette solution permet aux administrateurs de créer de nombreux paramètres qui automatisent les processus d’approbation. Les administrateurs peuvent contrôler les budgets pré-approuvés, les dates d’expiration, la fréquence de renouvellement des abonnements, etc. Tout cela permet aux employés de prendre des décisions d’achat de manière rapide et flexible au nom de l’entreprise tout en permettant aux équipes financières et comptables d’avoir le contrôle et de la visibilité sur ce qu’ils font. De plus, grâce à cette automatisation du processus d'approbation, les fournisseurs sont immédiatement payés, et les données instantanément transférées vers l'ERP.

Avoir une vision en temps réel des dépenses d’une entreprise est essentiel pour une entreprise saine. Les équipes financières et comptables sont souvent débordées lorsqu’elles doivent examiner les dépenses non conformes à la fin du mois. Lorsque les employés utilisent les cartes TripActions Liquid pour faire des achats au comptant, des données granulaires sont instantanément disponibles et il n’y a plus de paiements en différé. Étant donné que TripActions gère les voyages, les paiements, la gestion des dépenses et les achats au comptant, les équipes financières peuvent voir l’intégralité des dépenses de l’entreprise sur un tableau de bord centralisé.

Pour en savoir plus sur la façon dont TripActions révolutionne la gestion des dépenses, rendez-vous sur www.tripactions.com/liquid.

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