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September 25, 2020

Conseils Pour un Bilan Stratégique de Votre Programme de Voyages D’Affaires

Alors que notre regard est tourné vers l’avenir, de nombreuses équipes en charge des finances, des déplacements professionnels et des ressources humaines examinent les nombreuses failles des programmes, des processus et des systèmes de gestion des voyages et des dépenses qui ont émergé au début de la pandémie et tout au long de cette dernière. Ils analysent de plus près leur plan de crise et leur solution de gestion des déplacements professionnels et des dépenses afin de se préparer activement à la reprise des voyages d’affaires.

La plupart des voyages étant en pause, c’est le moment idéal pour faire un bilan stratégique de votre programme des voyages d’affaires et des dépenses. Pour la plupart des entreprises, la première étape consiste à faire savoir à tous les départements ce qui fonctionnait, ce qui ne fonctionnait pas et ce qu’il faut faire pour y remédier. Ce blog est conçu pour faciliter l’échange au sein des entreprises tandis qu’elles cherchent à trouver un moyen sûr et rentable de reprendre les affaires et les voyages. Selon la Oxford Research, chaque dollar dépensé en voyages d’affaires rapporte 12,50 $, donc plus tôt vos voyageurs seront confiants à l’idée de reprendre la route, plus tôt ils contribueront à stimuler la croissance de votre entreprise.

1. Réévaluer le rôle des voyages d’affaires

Le passage d’une épidémie régionale à une pandémie mondiale a été rapide et les mesures prises ont souvent été réactives par nécessité : nous avons été confrontés à une situation sans précédent. La première chose à faire pour aller de l’avant est de regarder l’historique de vos voyages d’affaires, à la fois avant et durant la pandémie. Ne regardez pas uniquement les coûts. Regardez les résultats. Il a été prouvé que les voyages d’affaires offraient un retour sur investissement significatif, que ce soit dans la conclusion d’affaires, l’augmentation de la satisfaction des clients ou l’amélioration des relations et de la productivité des employés.

Questions auxquelles il faut répondre :

  • Quelles catégories de voyages ont généré le plus de valeur (dollars ou autres) ?
  • Certaines personnes ou équipes ayant voyagé ont-elles plus participé au RSI que d’autres ?
  • Quelle est la valeur de vos billets d’avion inutilisés et où peuvent-ils être mieux utilisés à l’avenir ?

2. Restructurer toute votre entreprise

C’est le moment de prendre le temps de se réunir et de communiquer. Une fois que vous aurez déterminé le retour sur investissement de vos voyages, assurez-vous que la direction de votre entreprise s’aligne sur vos priorités en matière de voyages d'affaires à mesure qu'ils reprennent. Si cela n’est pas déterminé à l’avance, vous serez pris de court (encore une fois) lorsque les voyages reprendront.

Questions auxquelles il faut répondre :

  • Comment pourrez-vous suivre vos voyageurs ?
  • Comment pourrez-vous être sûr de trouver des voyageurs si besoin ?
  • Comment communiquerez-vous avec les voyageurs ?
  • Comment vous assurerez-vous que vos voyageurs utilisent leurs billets inutilisés et leurs réductions avant de puiser dans le budget voyages ?
  • Comment avoir de la visibilité en temps réel sur les dépenses pour contrôler les coûts et faire des économies ?

3. Se préparer à la « nouvelle normalité »

Vous avez lu de nombreux avis différents sur la façon dont les affaires, et les voyages d’affaires, ont déjà changé. Ce qui est « normal » continuera sans aucun doute d’évoluer, en fonction des avancées en matière de santé et de sécurité, des nouveaux protocoles et des normes qui changent. La plupart des employés seront plus à l’aise à l’idée de faire des trajets plus courts au début, à la fois en matière de distance et de temps.

Questions auxquelles il faut répondre :

  • Quelles destinations devraient être autorisées et dans quels délais ?
  • Comment déterminez-vous ce qui est sécurisé en matière de voyages ?
  • Comment évaluez-vous la volonté et la disposition de vos employés à revoyager ?
  • À quoi le processus d’approbation ressemblera-t-il ?
  • Comment définirez-vous et adapterez-vous la politique à mesure que les conditions changeront ?

Les échanges d’aujourd’hui définiront les bases d'un programme de voyages solide dans le futur. De plus, une plateforme moderne de gestion des voyages et des dépenses peut garantir la sécurité des voyageurs tout en fournissant de la visibilité et du contrôle à l’équipe financière en cette période d’incertitude économique. Découvrez-en davantage dans ce guide : Le rôle de la gestion des voyages et des dépenses dans la continuité des affaires.

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