Return to blog
July 2, 2020

Guide Sur le Processus D’Appel D’Offres Pour la Gestion des Voyages

La création d’un appel d’offres est une étape nécessaire lorsque l’on adopte une nouvelle solution de gestion des voyages, et c’est l’occasion d’aligner ses objectifs en matière de déplacements professionnels sur la solution de gestion des voyages d’affaires la plus efficace pour révolutionner son programme actuel. Mais le paysage de la gestion des voyages d’affaires a énormément changé ces dix dernières années.

Aujourd’hui, des facteurs techniques tels que l’intelligence artificielle et la connectivité du fournisseur jouent un rôle plus important dans le fonctionnement et le contrôle des coûts d’une solution de gestion des voyages. Et ces considérations sont essentielles pour prendre la bonne décision pour votre politique de voyage.

De nombreux responsables déplacements se sont également rendu compte que créer et offrir des services de gestion des voyages qui mettent l’accent sur le voyageur était essentiel pour l’adoption et le succès de la politique de voyage. C’est pourquoi il est fondamental que le responsable déplacements ou que le gestionnaire de comptes pose les bonnes questions sur l’outil de réservation en ligne, la gestion des comptes, les services en matière de déplacements, l’assistance, le devoir de diligence et les offres disponibles.

Ensemble, nous découvrirons le processus d’appel d’offres pour la gestion des voyages et illustrerons les facteurs clés et les nuances à prendre en compte lors de la recherche d’une entreprise de gestion des voyages moderne capable d’augmenter la visibilité, le taux d’adoption et le devoir de diligence tout en faisant des économies et en atteignant la satisfaction client.

Importance des appels d’offres + démonstration dans un monde post-pandémie

Même si rien ne vaut une discussion avec un gestionnaire de comptes d’une entreprise de gestion des voyages ou une démonstration en direct de services de gestion de voyages, l’appel d’offres est souvent une étape nécessaire pour les grandes entreprises qui hésitent entre plusieurs entreprises de gestion des voyages.

Le processus d’appel d’offres permet de se faire une idée globale du marché des logiciels de gestion des voyages d’affaires et de ce qui existe, mais aussi des problèmes de service dont on se passerait bien. C’est également une étape importante pour montrer à la direction que le responsable déplacements a fait son travail et a effectué un contrôle qualité approfondi avant de proposer une entreprise de gestion des voyages.

Le processus d’appel d’offres peut s’avérer particulièrement utile pour permettre aux nouveaux responsables déplacements ou à ceux qui n’ont pas d’expérience dans le domaine d’acquérir les connaissances nécessaires sur les voyages d’affaires et le secteur tout en découvrant ce qui est possible aujourd’hui grâce à la technologie. De nouveaux facteurs, de nouvelles technologies et de nouveaux produits, qui n’existaient pas il y a 5 ans, sont à prendre en compte lorsque l’on choisit un logiciel de gestion des voyages d’affaires. Et quelqu’un qui ne connaît pas le secteur ou ne sait pas combien la technologie a avancé en matière de voyages, pourrait faire l’erreur de choisir un fournisseur sans vraiment prendre en considération tous les facteurs qui comptent dans le monde des voyages d’affaires d’aujourd’hui. Choisir le mauvais logiciel peut entraîner un faible taux d’adoption du programme, une réduction des coûts moindre, des frais de transaction non justifiés, un point de contact non fiable, et une moins bonne capacité à assumer son devoir de diligence dans une période où les voyageurs d’affaires en ont vraiment besoin.

Il est particulièrement important d’évaluer les entreprises de gestion des voyages d’affaires à la lumière du nouveau coronavirus, lequel a mis en avant l’importance d’avoir une entreprise de gestion des voyages sur laquelle votre entreprise peut compter. Les dirigeants d’entreprise se sont rendu compte qu’il leur fallait plus qu’une entreprise de gestion des voyages qui compare des billets d’avion ou qui répertorie des agences de location de voiture. Leurs voyageurs d’affaires avaient besoin de plus qu’un numéro de téléphone sur un site Internet lorsque leurs vols ont soudainement été annulés et que les transports terrestres sont devenus moins rassurants en mars. Ces employés en déplacement avaient besoin d’un moyen de contacter le service d’assistance 24/7/365 par chat, par courriel ou par téléphone.

Aujourd’hui, quatre mois plus tard, peu d’entreprises de gestion des voyages ont radicalement changé leurs produits pour répondre aux besoins des responsables déplacements d’aujourd’hui. C’est en cela que TripActions se différencie. L’équipe a rapidement développé des solutions essentielles pour l’entreprise afin de guider les clients en cette période de COVID-19, comme le tableau de bord coronavirus, de nouvelles fonctionnalités telles que la liste noire des destinations, l’apparition automatique des réductions et des billets inutilisés au cours de la réservation, des options de configuration de politique plus personnalisées et contrôlées, et le site gratuit et public TripActions Business Travel Recovery™ (Reprise des voyages d’affaires).

Un appel d’offres vous permet de découvrir ce qu’une entreprise de gestion des voyages peut réellement vous apporter aujourd’hui, en dehors de sa réputation.

Cinq éléments-clés à prendre en compte lors d’un appel d’offres pour la gestion des voyages

Aujourd’hui, la quête d’une solution de gestion des voyages oblige souvent les entreprises à faire un choix entre la réduction des coûts, le contrôle qualité et une bonne expérience client. Mais pourquoi devrait-on faire un choix ?

Il y a 5 éléments principaux à prendre en compte lors de la création d’un appel d’offres dans le paysage actuel des voyages d’affaires pour déterminer si une technologie peut vous aider à mieux contrôler vos coûts, à augmenter la visibilité et le taux d’adoption, à assumer votre devoir de diligence, et à offrir à vos employés en déplacement le choix, les options et la flexibilité dont ils ont besoin.

Réduction des coûts : les solutions de gestion moderne des voyages se basent sur des fonctionnalités axées sur le voyageur et la technologie pour maîtriser les coûts : et la plupart des économies réalisées se font de manière unique.

Philosophie priorité au voyageur : une philosophie qui donne la priorité au voyageur permet d’obtenir un meilleur taux d’adoption et d’avoir un programme de gestion des voyages plus efficace.

Fondation axée technologie : la technologie est au centre de nos vies et les solutions actuelles de gestion des voyages requièrent une suite complète de fonctionnalités techniques pour assurer correctement et efficacement les réservations et la gestion des voyageurs. Offre : l’offre est au cœur de toutes les plateformes de gestion des voyages. Une entreprise de gestion des voyages complète offre différentes sources de contenu.

Assistance : un outil de gestion des voyages de qualité doit offrir un équilibre entre technologie et service VIP en matière d’assistance aux voyageurs. Voilà ce que vous devez vérifier lorsque vous analysez un service d’assistance aux voyages d’affaires.

Un programme de voyage qui offre une bonne expérience utilisateur augmente le taux d’adoption et réduit la frustration, un processus qui entraîne directement des économies. En donnant la priorité à l’expérience utilisateur, les entreprises novatrices peuvent faire des économies importantes grâce à leur programme tout en faisant des voyageurs heureux.

Le modèle d’appel d’offres dont vous avez besoin pour exceller

Les modèles d’appels d’offres qui sont utilisés depuis plus de 10 ans ne posent certainement pas les bonnes questions et ne suivent certainement pas la bonne méthode pour le paysage des voyages d’aujourd’hui. En suivant un nouveau modèle d’appel d’offres adapté au paysage actuel, les acteurs internes pourront élargir leur réflexion sur ce qui est possible pour les programmes de gestion des voyages et trouver la technologie et les produits qui amélioreront leur politique, leur visibilité et leur contrôle. Aujourd’hui, les voyageurs d’affaires attendent une expérience grand public et un service de qualité supérieure de leur agence de voyages d’affaires. L’expérience utilisateur sera donc un facteur important pour atteindre le taux d’adoption souhaité.

Pour ceux qui sont prêts à se lancer, TripActions a préparé un kit de réussite d’appel d’offres.

Ce dernier comprend un modèle d’appel d’offres de cinq pages contenant toutes les questions que vous devez poser aux potentielles entreprises de gestion des voyages ainsi qu’un guide pour aider les gestionnaires de comptes à déterminer si une solution offre tous les services de gestion dont ils ont besoin pour gérer leurs déplacements professionnels aujourd’hui. Téléchargez le kit de réussite d’appel d’offres aujourd’hui.

Return to blog