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August 5, 2020

Les Gestionnaires de Voyages D’Affaires N’Ont Plus Besoin de Faire de Compromis

Le rôle des gestionnaires de voyages a notablement changé au cours de la dernière décennie. Les administrateurs de programmes de voyage qui opèrent dans les entreprises ont été particulièrement touchés au cours des six derniers mois. Outre les responsabilités traditionnelles qu’ils assument pour veiller au programme et à la politique de déplacements de leur organisation, les gestionnaires de voyages d’affaires sont aujourd’hui chargés d’un devoir de diligence, ils doivent s’occuper de réduire les frais, d’apporter une assistance 24 h/24 et 7 j/7 tout en garantissant la sécurité, la santé et la satisfaction de l’employé.

Les gestionnaires de voyages d’affaires ont relevé le défi, mais leur rôle a changé pour toujours. Afin d’être efficaces dans la réalité d’aujourd’hui, ils ont besoin de données en temps réel et d’une technologie T&E moderne pour être en mesure de protéger les employés en déplacement et pour contrôler les frais afin de limiter leurs dépenses. Cela leur permet de soutenir le retour de leur entreprise à l’activité et la reprise économique.

La bonne nouvelle, c’est que les gestionnaires de voyages d’affaires peuvent désormais prendre en charge ces nouvelles responsabilités de gestion des déplacements et des dépenses pour contrôler les frais sans sacrifier l’expérience de l’employé et tout en favorisant le développement de leur organisation.

Les gestionnaires de voyages d’affaires d’aujourd’hui et de demain sont à la tête de la transformation numérique de leurs organisations ainsi que de la mise en place d’une culture interne basée sur les données et très fortement axée sur la santé, la sécurité et la satisfaction de l’employé. Ils ont la responsabilité d’apporter la visibilité et le contrôle nécessaires à l’optimisation de leurs programmes et leur politique de déplacement afin de garantir que chaque euro dépensé va avoir un impact positif sur l’entreprise. Par conséquent, ils sont bien placés pour défendre l’importance des données accessibles grâce à un partenaire technologique intelligent, sophistiqué et moderne.

Les gestionnaires de voyages d’affaires travaillent de plus en plus étroitement avec les équipes financières, les directeurs d’opérations et les experts en ressources humaines afin de comprendre comment retenir et attirer les talents sur un marché compétitif en constante évolution. Le capital humain est un facteur clé pour se développer en période d’incertitude. Cela signifie qu’en plus de faire des économies, les gestionnaires de voyages d’affaires doivent faire en sorte que leurs employés soient satisfaits de leur plateforme de voyages.

Prise de décision basée sur les données

Contrôler les frais tout en augmentant la visibilité sur les dépenses est un processus qui doit se baser sur des données. C’est particulièrement important à une époque où les organisations doivent être plus attentives que jamais à leurs dépenses. Le contrôle des frais et les économies de coûts se résument à l’accès aux données et à leur qualité.

En tant que gestionnaire de voyages d’affaires, comment pouvez-vous savoir où va l’argent de votre entreprise si vous n’avez pas de données à l’appui ? Des données claires, exactes et fiables vous offrent un aperçu global pour savoir qui dépense efficacement et qui ne le fait pas, afin de cibler les points à améliorer.

La prise de décision basée sur les données est une priorité pour chaque gestionnaire de voyages d’affaires. Pour ce faire, il faut bien savoir où se trouvent les dépenses à tout moment. Seuls des outils sophistiqués, centralisés et de pointe vont vous permettre d’avoir accès aux données financières et d’organisation dont vous avez besoin en temps réel pour soutenir vos décisions. Il s’agit d’une étape importante lors de l’élaboration de nouvelles politiques et pour décider à quoi ressemblent les déplacements autorisés dans votre organisation.

Des voyages d’affaires pour le développement

Les gestionnaires de voyages d’affaires comprennent l’importance des déplacements professionnels et doivent protéger la capacité à voyager, pour que leur entreprise reste performante dans le temps. Ils sont en première ligne pour garantir la mise en place de certains systèmes qui permettent d’exploiter les déplacements professionnels en tant que mécanisme stratégique de développement. Traditionnellement, les voyages d’affaires constituaient 10 % de la dépense contrôlable ; bien que ce chiffre soit aujourd’hui inférieur, il est essentiel de mesurer le retour sur investissement et de savoir à quoi il sert afin de favoriser un développement rentable des entreprises dans la nouvelle normalité.

Les gestionnaires de voyages d’affaires sont également les délégués de la culture d’entreprise et ils ont la responsabilité de fournir une excellente expérience professionnelle permettant aux directeurs financiers, aux DRH et aux cadres d’avoir davantage de contrôle sur les données de voyage, plus de visibilité sur les dépenses et de recueillir de précieuses informations sur la performance des programmes T&E.

Même si cela peut sembler défier toute logique pour l’instant, le fait d’investir dans une expérience satisfaisante pour vos employés va favoriser le résultat final, au fur et à mesure que vous reconstruisez votre programme de déplacements et que vos employés repartent sur la route. Lorsque l’acceptation de la part des employés est élevée, vous obtenez tôt ou tard davantage de visibilité sur les dépenses prévues, sur les notes de frais et bien plus.

Avec les bons outils en main et une perspective qui va au-delà de la gestion des déplacements à proprement parler, les gestionnaires de voyages d’affaires peuvent soutenir de meilleurs résultats professionnels grâce à un programme de paiements et de dépenses moderne, et axé autour du voyageur.

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