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October 1, 2020

Les Problèmes Courants Des Frais de Déplacement et D'Hébergement Dans Les Entreprises D'Aujourd'Hui

La gestion des frais de déplacement et d'hébergement n'est pas simple, surtout pour les entreprises internationales. La tâche est d'autant plus difficile lorsque l'on utilise des outils de gestion des frais de déplacement et d'hébergement obsolètes, qui obligent souvent les entreprises à choisir entre la facilité d'utilisation, la conformité, l'efficacité et le coût. En fait, la plupart des entreprises ont dû assembler des systèmes multiples et variés, notamment des outils de réservation en ligne, des sociétés de gestion des voyages et des solutions de paiement et de gestion des dépenses, pour tenter de résoudre seules les problèmes posés par l'ancien modèle TMC. Cette approche fragmentée pose des problèmes et des retards évitables à de nombreuses entreprises.

Les problèmes les plus courants liés à la gestion des voyages et des dépenses dans les entreprises, décrits ci-dessous, incitent en fait de nombreuses entreprises à moderniser leur plateforme de gestion des frais de déplacement et d'hébergement et leur partenaire dès maintenant, afin d'être en meilleure position pour être efficaces lorsque l'économie se redressera et que les voyages d'affaires reprendront en masse.

Un programme de gestion des frais de déplacement et d'hébergement inefficace et « peu fiable ».

Votre programme de gestion des frais de déplacement et d'hébergement présente-t-il des lacunes ? Cela arrive lorsque les employés décident de réserver un voyage en dehors des canaux approuvés, ce qui n'est pas rare dans les entreprises qui utilisent d'anciennes solutions de gestion des frais de déplacement et d'hébergement, et demandent ensuite le remboursement du voyage par le biais d'une note de frais. Ces notes de frais peuvent mettre des semaines ou des mois avant d'arriver à l'équipe financière, ce qui empêche d'avoir une visibilité en temps réel sur les dépenses et de les contrôler.

De la même manière, les employés effectuant des achats non liés à des voyages peuvent se baser sur l'interprétation la plus favorable de la politique de dépenses de l'entreprise. Dans les deux cas, le fait d'attendre que les notes de frais soient soumises oblige l'équipe financière à identifier et à refuser les achats hors politique, une véritable aiguille dans une botte de foin. Les retards dans l'établissement de rapports et dans la visibilité des dépenses en temps réel font que de nombreuses entreprises dépassent leur budget des frais de déplacement et d'hébergement. Lorsque le programme de gestion des frais de déplacement et d'hébergement est défaillant, les équipes financières doivent réparer les dégâts, perdant ainsi du temps sur des tâches à faible rendement.

L'année dernière, avant même la pandémie, 56 % des directeurs financiers interrogés par Robert Half Management Resources ont déclaré avoir constaté une augmentation du nombre de demandes de remboursement injustifiées au cours des trois dernières années. Aujourd'hui, alors que de nombreux employés travaillent à domicile, cette déconnexion peut être encore plus grande.

Devoir de diligence irrégulier

En cette période de COVID-19, le devoir de diligence, c'est-à-dire la garantie de la sécurité de ses employés, doit être une priorité absolue. Pourtant, en raison notamment de la faible adoption due aux failles mentionnées ci-dessus, même les entreprises les plus sérieuses peuvent avoir des difficultés à remplir un devoir de diligence constant envers leurs employés. Les problèmes de manque de diligence ont été révélés en février et en mars, lorsque de nombreuses entreprises ne disposaient pas de données en temps réel sur l'endroit où se trouvaient leurs employés, où ils étaient allés au cours des 14 jours précédents et où ils se rendaient pour les protéger lors de leurs déplacements professionnels. Il est temps de combler cette lacune, avant que les employés ne reprennent la route. Le manque de visibilité sur la localisation des voyageurs signifie que ces derniers peuvent être en danger, et si quelque chose devait arriver, les RH et les équipes chargées des voyages seraient contraintes de se démener pour retrouver leurs employés et communiquer avec eux.

Le devoir de diligence mérite d'être considéré comme une priorité car il s'agit tout simplement de la meilleure chose à faire pour les employés. Mais il y a une autre raison : Les entreprises ayant des « programmes de sécurité, de santé et d'environnement exemplaires » ont dépassé les performances du S&P 500 de 3 à 5 %, selon une étude de 2013.

Mauvaise expérience employés

De nombreux outils traditionnels de réservation de voyages d'affaires sont axés sur l'entreprise, et non sur l'utilisateur. À première vue, cela peut sembler bon pour l'entreprise, mais en réalité, c'est l'inverse qui doit se produire, il faut d'abord répondre aux besoins du voyageur pour pouvoir répondre efficacement aux besoins de l'entreprise. En se concentrant sur l'utilisateur, avec une facilité d'utilisation comparable à celle des consommateurs, un inventaire exceptionnel, une personnalisation basée sur l'apprentissage automatique et un excellent service d'agent de voyage 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, les voyageurs utilisent volontiers la plateforme, ce qui confère aux entreprises un taux d'adoption élevé ainsi que la visibilité et le contrôle nécessaires pour protéger les voyageurs, contrôler les coûts et économiser de l'argent.

En revanche, vos employés doivent-ils être confrontés à tous les tracas liés à la réservation et à la modification des voyages qu'ils effectuent au nom de votre entreprise, en plus de leurs tâches professionnelles principales ? Les employés l'ont certainement déjà fait auparavant, mais ils ne devraient pas avoir à le faire. Permettre aux employés de se concentrer pour atteindre leur objectif lors d'un voyage d'affaires est assurément une activité plus rentable que de patienter en ligne pendant 45 minutes pour gérer une annulation de vol de dernière minute.

Un autre défi auquel les voyageurs d'affaires sont souvent confrontés est le choix limité des ressources dans l'outil de réservation en ligne de l'entreprise, ce qui entraîne une faible adoption et une faible satisfaction des employés en déplacement. Des ressources limitées peuvent même inciter les employés à « déroger à la règle » et à réserver en dehors des outils approuvés, ce qui peut entraîner le problème suivant.

Une étude du Boston Consulting Group a montré qu'au-delà de la rémunération, les principaux facteurs de satisfaction des employés sont des éléments tels que le fait d'être apprécié pour son bon travail, le sentiment que l'entreprise vous apprécie en tant que personne et les possibilités d'apprentissage et de progression. Un moyen d'influencer ces trois facteurs est l'impact des voyages des employés.

ROI opaque

En règle générale, pour chaque dollar dépensé en voyages d'affaires, votre entreprise perçoit 12,50 dollars en retour, selon Oxford Research. Bien qu'il s'agisse d'un élément d'information utile, la plupart des entreprises aimeraient savoir quel est le rendement spécifique de leur activité. Pour ce faire, il faut être capable d'analyser en profondeur les schémas de dépenses propres à l'entreprise. Ces informations peuvent les aider à déterminer les types de voyages autorisés, à négocier les relations avec les fournisseurs et à prendre des décisions en connaissance de cause concernant les réunions et les événements à leur retour.

Malheureusement, de nombreuses solutions de gestion des frais de déplacement et d'hébergement comportent des frais complexes ou opaques qui doivent être vérifiés manuellement avant même de pouvoir calculer le ROI (retour sur investissement). Le non-respect des politiques ne fait que compliquer la situation. Lorsque les frais de déplacement et d'hébergement sont répartis sur de nombreux systèmes, ces évaluations ne peuvent être effectuées que rarement, avec un travail manuel important, ce qui empêche l'entreprise d'être flexible et réactive face à l'évolution des conditions commerciales.

L'une ou l'autre de ces situations vous est-elle familière ? Si c'est le cas, il n'y a rien à craindre. La plateforme moderne de gestion des frais de déplacement et d'hébergement actuelle résout ces problèmes et permet à l'entreprise de gagner en efficacité, ce qui influencera fortement le taux de réussite d'une entreprise dans le contexte économique actuel. Découvrez une nouvelle approche des frais de déplacement et d'hébergement dans le récent webinaire à la demande intitulé Modern T&E for Business Recovery.

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