Unternehmenskarten waren einst begehrte Statussymbole, die vonleitenden Angestellten mit der Befugnis getragen wurden, Kaufentscheidungen für das Unternehmen zu treffen. Um Sicherheit zu gewährleisten, ist die herkömmliche Unternehmenskarte mit einem Chip ausgestattet, der Informationen verarbeitet und speichert. In diesem Sinne sind Chipkarten für Unternehmen zum Standard geworden. Sie bieten Sicherheit und sogar die Möglichkeit kontaktlos zu Bezahlen, jedoch nichts weltbewegendes.

Eine wirklich „intelligente“ Unternehmenskarte, die auf intelligenter Technologie basiert, bietet eine Vielzahl zusätzlicher Vorteile und eine Automatisierung, die das Spesen- und Budgetverhalten von Unternehmen revolutioniert. In Verbindung mit einer Softwareplattform bieten intelligente Unternehmenskarten eine umfassende Lösung für das Spesenmanagement mit mehr Transparenz und Kontrolle, so dass alle Mitarbeiter im Namen des Unternehmens verantwortungsvoll ausgeben können.

Intelligente Unternehmenskarten bieten eine überdurchschnittliche Investitionsrendite. Hier sind sechs Wege, die dies möglich machen: Erfahren Sie mehr!

1. Schmerzfreie Durchsetzung von Spesenkontrollen

Wie vermeidet man am besten ein unangenehmes Gespräch über die Ablehnung einer Ausgabe, die nicht den Richtlinien entspricht? Verhindern Sie die Transaktion, bevor sie überhaupt stattfindet. Die meisten Arbeitnehmer verbringen ihre Arbeitszeit nicht damit, das Spesenhandbuch des Unternehmens zu lesen, was wahrscheinlich ohnehin nicht die beste Nutzung ihrer Zeit ist. Eine intelligente Unternehmenskarte zeigt Spesen, die nicht den Richtlinien entsprechen, in Echtzeit an, was den Mitarbeitern sofort Klarheit verschafft und fragwürdige Ausgaben ausschließt. Integrierte Richtlinien sind regelbasiert, können jedoch je nach Spesenkategorie, Rolle oder anderen Kriterien flexibel gestaltet werden. Mit den Spesenrichtlinien und -beschränkungen, die einfach zu den Smartcards hinzugefügt werden können, können Unternehmen die Richtlinien die Arbeit machen lassen, anstatt auf die Mitarbeiter zu überwachen.

2. Automatisierte Genehmigungs-Workflows

Fast die Hälfte der Unternehmen verwaltet Spesenabrechnungen immer noch manuell und verfolgt die Kosten für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen nicht. Tabellenkalkulationen mögen zwar eine Zeit lang funktionieren, dies jedoch mit versteckten Kosten. Fehler bei der Dateneingabe sind die Achillesferse jedes manuellen Prozesses; wenn man menschliche Fehler ausschließt, lassen sich Effizienz und Ergebnisse verbessern. Die automatisierte Kostenverfolgung führt zu schnelleren Genehmigungen und Abstimmungen. Die Finanzteams werden es zu schätzen wissen, dass sie die Mitarbeiter nicht mehr so häufig ausfindig machen müssen, um fehlerhafte Transaktionen zu hinterfragen. Wenn Transaktionen auf Smartcards durch automatisierte Workflows geschickt werden, können Unternehmen auf manuelle Spesengenehmigungen verzichten und die Bandbreite der Manager freigeben.

3. Abschaffung von Spesenberichten

Es ist an der Zeit, die Spesenabrechnung in Rente zu schicken. Das Ausfüllen von Spesenabrechnungen macht niemandem Spaß, selbst wenn das System dazu elektronisch ist. Das Einreichen von Berichten ist ein mühsamer, zeitaufwändiger Prozess, der durch verlorene Papierbelege, verspätete Berichtseinreichungen und Fehler bei der Dateneingabe gestört werden kann. Durch eine zentralisierte Spesenmanagement-Plattform mit einer intelligenten Unternehmenskarte wird der gesamte Prozess rationalisiert, ohne dass Spesenabrechnungen erforderlich sind. Auslagen, die nicht mit der Karte getätigt werden, sind weiterhin möglich, Spesenplattformen können jedoch auch diese Transaktionen erfassen und den Mitarbeitern schnell erstatten. Etwa ein Drittel der Unternehmen benötigt 8 Tage oder mehr für die Bearbeitung und Erstattung von Spesen, und 11 % der Unternehmen benötigen mehr als einen Monat. Intelligente Spesenplattformen können Kostenerstattungen schneller verarbeiten.

4. Belohnungen und Vorteile

Die Verbraucher erwarten, Prämien wie Treuepunkte, Meilen oder Cashback. Smartcards für Unternehmen sind keine Ausnahme, Unternehmen können also in der Regel auf Prämienprogramme zählen, die sich automatisch nach den Ausgaben richten. Intelligente Kartenprämien sind ein idealer Anreiz für Geschäftsreisende, Reiseentscheidungen zu treffen, die mit dem Unternehmen im Einklang stehen.

5. Erzeugung von Echtzeitdaten

Die intelligenten Karten sammeln wichtige Daten über die Spesen des Unternehmens und ermöglichen es, Audit- und ComplianceAnforderungen zu erfüllen sowie Muster und Trends zu erkennen. Anhand dieser Rohdaten können Plattformen für das Spesenmanagement Erkenntnisse gewinnen, die Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen ermöglichen. Mit Echtzeitdaten und automatisierten Abstimmungen können die Bücher schneller abgeschlossen werden. Mehr Klarheit über die Spesenprozesse führt zu einem positiven Kreislauf aus verbesserter Planung und Kostenmanagement.

6. Intelligentere Karten integriert mit einer intelligenteren Plattform

Laut einer IDC-Umfrage unter Führungskräften verbringen Finanzmanager rund 80 % ihrer Zeit mit transaktionsorientierten Aufgaben wie Rechnungsabgleiche und Lieferantenmanagement. Tools für die Spesenverwaltung setzen Zeit für wertschöpfende strategische Aktivitäten frei. Intelligente Karten bedeuten auch, dass Führungskräfte nicht mehr ausschließlich Karteninhaber sein müssen. Verteilte Teams sind nun in der Lage, Ausgaben zu tätigen, während die Unternehmen die Kontrolle behalten.

TripActions Liquid™ ist auf G2 die Nummer 1 im Bereich Spesenmanagement, basierend auf der Qualität des Supports, der Benutzerfreundlichkeit und der Einrichtung sowie der Gesamtzufriedenheit, und zwar aufgrund der folgenden Funktionen:

  • Integrierte Richtlinieneinhaltung: Proaktive Richtlinien und Beschränkungen, die in den Beschaffungsprozess selbst integriert sind
  • Auf Mitarbeiter und Unternehmen abgestimmte Belohnungen: Punktesammelprogramm, das die Mitarbeiter dazu anregt, das Geld des Unternehmens wie ihr eigenes auszugeben
  • Echtzeit-Einblick in Spesen: Spesendaten in Echtzeit vom ersten Tag an, die analytische Berichte erstellen, was zu effizienteren Prozessen und qualitativ besseren Entscheidungen führt
  • Kundenbetreuung: 24/7-Kundensupport über Chat, Telefon und E-Mail
  • Keine Spesenabrechnungen erforderlich: Automatische Kategorisierung, Abstimmung und sogar Rückerstattung, sobald die Karte eingesteckt wird, so dass Unternehmen die gefürchtete Spesenabrechnung abschaffen können

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