Eine Kultur des Vertrauens und der Transparenz aufbauen

TripActions Liquid™ ermöglicht es den Mitarbeitern, geschäftliche Einkäufe zu tätigen, während die Finanzverantwortlichen die Kontrolle behalten. Mit TripActions Liquid Smartcards können Admins im Voraus Ausgabenlimits festlegen, die automatisch durchgesetzt werden, sobald Mitarbeiter eine Transaktion durchführen.* Durch direkte Integration von Richtlinien in die Firmenkarten können Finanzverantwortliche die Firmenkarten vertrauensvoll herausgeben, ohne Angst vor Ausgaben außerhalb der Richtlinien haben zu müssen.

Anpassung der Richtlinien an die individuellen Ausgabenbedürfnisse

Mit einem benutzerdefinierten Richtlinienersteller können Admins Ausgabenkontrollen basierend auf Rolle, Ausgabenkategorie, Geschäftskontext und mehr erstellen. Wenn Mitarbeiter Reisen über TripActions buchen, werden die Richtlinien für Reisekosten sofort aktiviert. Proaktive, anpassbare Richtlinien geben Admins die Flexibilität, individuelle Ausgabenanforderungen zu erstellen.

Screenshot showing TripActions’ Policy tool and customization options.

Compliance mit integrierten Kontrollen fördern

Einmal konfiguriert, sind Ausgabenkontrollen in TripActions Liquid-Karten integriert, so dass Transaktionen in Echtzeit an der Verkaufsstelle genehmigt, als unzulässig gekennzeichnet oder abgelehnt werden können. Da die Richtlinien automatisch durchgesetzt werden, können die Finanzteams die Karten vertrauensvoll herausgeben und verhindern, dass Ausgaben außerhalb der Richtlinien getätigt werden, ohne die Mitarbeiter zu kontrollieren.

Genehmigungsabläufe optimieren

TripActions Liquid spart unzählige Stunden, die bisher mit der Überprüfung und Genehmigung von Spesen verschwendet wurden. Auf der Grundlage von Richtlinieneinstellungen werden Transaktionen im Vorfeld geprüft, so dass genehmigte Ausgaben automatisch autorisiert werden, während Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, zur weiteren Überprüfung gekennzeichnet werden.

Screenshot showing the Transaction section of the TripActions Liquid dashboard that displays the latest card transactions for review.

Aufschlüsselung der Spesen für detaillierte Transparenz

Spesen, die mit einem Beleg eingereicht werden, werden automatisch aufgeschlüsselt, um die Ausgaben auf einer detaillierten Ebene zu verfolgen. TripActions Liquid gliedert eine Spesenabrechnung in Einzelposten auf, die automatisch einer Richtlinie zugeordnet und einem Ausgabentyp, einem GL-Code und einem benutzerdefinierten Feld zugewiesen werden. Das Verfolgen und Aufteilen von Spesen mit mehreren Posten, wie z. B. Hotelaufenthalten, war noch nie so einfach.

Mitarbeiter durch transparente Richtlinien unterstützen

Die Spesenrichtlinien sind in der TripActions Liquid Mobile App sichtbar, so dass die Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können. Zusammen mit Smartcards unterstützen transparente Richtlinien die Mitarbeiter dabei, im Namen des Unternehmens Ausgaben verantwortungsvoll zu tätigen.

“Bei Liquid ist es für manche Menschen am schwierigsten, die Richtlinien die Arbeit machen zu lassen. Wir legen die Richtlinien fest und vertrauen unseren Partnern und Teammitgliedern. Dieses Vertrauen ist die einzige Möglichkeit, ein so intelligentes System wie Liquid erfolgreich zu verwalten. Wir haben viel Zeit damit verbracht, die Richtlinien auf der Startseite so einzurichten, dass sie beim Spesenprozess intuitiv sind. Das war eine große Umstellung für das Unternehmen. Wir müssen nicht mehr auf unsere Teammitglieder aufpassen.”
– Tasha Kammerzell, Leiterin der Finanzplanung und Aanalyse, Sono Bello
*TripActions Liquid-Karten werden über Stripe ausgestellt