Les cartes d’entreprise étaient autrefois des symboles de statut convoités, utilisés par des cadres supérieurs qui avaient le pouvoir de prendre des décisions d’achat pour l’entreprise. Par souci de sécurité, la carte d’entreprise conventionnelle dispose d’une puce intégrée qui traite et stocke des informations. Les cartes d’entreprise à puce sont donc devenues assez classiques. Elles sont protégées et sécurisées, et permettent même de régler des transactions financières par paiement sans contact, mais rien qui sorte vraiment de l’ordinaire. Alimentée par une technologie intelligente, une carte d’entreprise véritablement « intelligente » est capable de fournir une multitude d’avantages supplémentaires et d’automatiser les processus, ce qui révolutionne la façon de budgétiser et de dépenser des entreprises. Lorsqu’elle est associée à une plateforme logicielle, la carte d’entreprise intelligente fournit une solution complète de gestion des dépenses avec un meilleur suivi et contrôle, afin que tous les employés dépensent de manière responsable au nom de l’entreprise.

Les cartes d’entreprise intelligentes sont la garantie d’un énorme retour sur investissement. Voici 6 raisons de les utiliser :

1. Mise en œuvre indolore du contrôle des dépenses

Quel est le meilleur moyen d’éviter une conversation gênante avec un employé au sujet d’une dépense qui n’est pas conforme à votre politique? Empêcher la transaction de se produire.

La plupart des employés ne passent pas leurs heures de travail à lire le manuel des dépenses de l’entreprise (ce qui n’est, par ailleurs, probablement pas la meilleure façon d’utiliser leur temps). Une carte d’entreprise intelligente signale en temps réel les dépenses non conformes à la politique, ce qui permet aux employés d’y voir clair et d’éviter ce genre de dépenses. Les politiques intégrées sont soumises à des règles mais sont adaptables en fonction de la catégorie de la dépense, du poste et d’autres critères.

Les cartes intelligentes pouvant facilement intégrer les politiques et des restrictions de dépenses, les entreprises n’ont plus à surveiller leurs employés et peuvent laisser leur politique faire le travail.

2. Automatisation des processus d’approbation

Près de la moitié des entreprises continue de traiter les notes de frais manuellement, sans suivre le coût de traitement des rapports de dépenses. Les feuilles de calcul ont peut-être été la solution pendant un temps, mais elles engendrent des frais cachés.

Les erreurs de saisie de données sont le talon d’Achille des processus manuels ; éliminer l’erreur humaine de l’équation améliore l’efficacité et la rentabilité. Le suivi automatisé des dépenses permet des approbations et un rapprochement bancaire plus rapides. Les équipes financières apprécieront le fait de ne pas avoir à courir après les employés pour leur parler des transactions non conformes.

Lorsque les transactions effectuées avec des cartes intelligentes sont traitées de manière automatique, cela permet aux entreprises de ne plus approuver manuellement les dépenses et de soulager la charge de travail du gestionnaire.

3. Suppression des notes de frais

Il est grand temps de supprimer les notes de frais.

Personne n’aime remplir des rapports de dépenses, même quand le système est électronique. C’est une activité fastidieuse et chronophage qui peut être encore rallongée par la perte de reçus papier, par des rapports soumis tardivement, et par des erreurs dans la saisie des données.

En disposant d’une plateforme de gestion des dépenses centralisée et d’une carte d’entreprise intelligente, tous les processus sont facilités et les notes de frais ne sont plus nécessaires.

Il est encore possible d’effectuer des dépenses directes sans passer par la carte intelligente, mais les plateformes de gestion des dépenses peuvent également enregistrer ces transactions et rembourser rapidement les employés. Environ un tiers des entreprises prennent 8 jours ou plus pour traiter et rembourser les dépenses, et 11 % nécessitent plus d’un mois. Les plateformes de gestion intelligentes peuvent traiter le remboursement des dépenses plus rapidement.

4. Récompenses et avantages

Les consommateurs s’attendent à avoir des récompenses comme des points de fidélité, des miles ou du cash back. Les cartes d’entreprise intelligentes ne font pas l’exception, et les entreprises peuvent généralement compter sur des programmes de récompenses qui s’accumulent automatiquement en fonction des dépenses. Les récompenses liées aux cartes intelligentes incitent les voyageurs d’affaires à prendre des décisions alignées sur l’entreprise.

5. Génération de données en temps réel

Les cartes intelligentes recueillent des données essentielles sur les dépenses de l’entreprise, ce qui permet de répondre aux exigences en matière d’audit et de conformité tout en identifiant des modèles et des tendances. Compte tenu de ces données brutes, les plateformes de gestion des dépenses peuvent recueillir des informations qui permettent de réduire les coûts et de gagner en efficacité.

Grâce aux données en temps réel et au rapprochement bancaire automatisé, les comptes peuvent être clôturés plus rapidement. Le fait d’avoir des processus de dépenses plus clairs crée un cercle vertueux d’amélioration de la planification et de la gestion des coûts.

6. Des cartes plus intelligentes intégrées à une plateforme plus intelligente

Selon une enquête d’IDC réalisée auprès de cadres, les responsables financiers consacrent environ 80 % de leur temps à des tâches transactionnelles, comme le rapprochement bancaire et la gestion des fournisseurs. Les outils de gestion des dépenses permettent d’avoir plus de temps à consacrer à des activités stratégiques à valeur ajoutée.

Les cartes intelligentes signifient aussi que les cadres ne sont plus les seuls détenteurs de cartes exclusives. Les équipes distribuées sont désormais habilitées à dépenser tandis que les entreprises gardent le contrôle.

TripActions Liquid™ est toujours n° 1 de la gestion des dépenses du rapport G2 pour la qualité de son service d’assistance, sa facilité d’utilisation et de configuration, et la satisfaction globale, grâce aux fonctionnalités suivantes :

  • Respect des politiques intégrées: politiques et limites proactives programmées au sein du processus d’achat lui-même.
  • Récompenses adaptées aux employés et à l’entreprise: programme d’accumulation de points qui encourage les employés à dépenser l’argent de l’entreprise comme le leur.
  • Visibilité immédiate sur les dépenses: des données en temps réel qui génèrent des rapports analytiques, entraînant des processus plus efficaces et des décisions de meilleure qualité.
  • Assistance client: assistance client disponible 24 h/24, 7 j/7, via messagerie instantanée, téléphone et e-mail.
  • Plus besoin de rapports de dépenses: catégorisation, rapprochement et remboursement automatiques dès utilisation de la carte pour éviter aux entreprises les rapports de dépenses tant redoutés.

TripActions Liquid est un logiciel de gestion des dépenses doté d’un système d’automatisation intégré qui permet d’en finir avec les rapports de dépenses et les approbations manuelles, pour ainsi alléger la charge de travail administratif liée aux déplacements professionnels. Programmer une démo dès aujourd’hui.