Déplacements professionnels : les obligations de l’employeur

Les déplacements professionnels constituent une part importante de l’activité économique de nombreuses sociétés en France. Ils leur permettent par exemple de rencontrer des clients, de participer à des événements professionnels et de mener à bien des missions diverses. Et comme toute activité régie par le code du travail, ils sont soumis à un cadre juridique strict.

Toutefois, ces déplacements ont un impact sur la vie professionnelle et privée des salariés, puisqu’ils les obligent à quitter leur domicile parfois pendant plusieurs jours voire semaines. Pour beaucoup, un voyage d’affaires est également synonyme d’avance de frais et de dépenses supplémentaires. La loi impose donc des obligations à respecter pour les employeurs comme pour les salariés afin de protéger les droits de toutes les parties impliquées.

Comment s’assurer d’être remboursé en temps et en heure ? De quel délai dispose l’employeur pour demander à un salarié de se rendre à l’étranger ? Le salarié est-il obligé d’accepter ? Dans cet article, nous explorerons en détail les obligations qui incombent aux employeurs en matière de déplacements professionnels.

Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel correspond à des heures travaillées passées hors du lieu de travail habituel du salarié. Contrairement au trajet entre le domicile et le lieu de travail, qui n'est pas considéré comme un déplacement professionnel, ce dernier inclut tout déplacement nécessaire pour se rendre à un rendez-vous, un déjeuner d'affaires, un salon, une conférence ou tout autre événement lié à l'activité professionnelle d’un salarié.

La loi fait une distinction entre les voyages d'affaires, qui durent généralement plusieurs jours, et les déplacements professionnels, qui durent normalement moins de 24 heures.

Les déplacements professionnels sont également :

• limités dans le temps : ils doivent respecter la limite de 90 jours consécutifs et 180 jours par an ;
• non-récurrents, à la différence du trajet travail-domicile ; et
• différents d’une expatriation, affectation du salarié à l’étranger pour une longue durée (6 mois environ) qui nécessite de rédiger un avenant au contrat de travail.

Enfin, ils constituent une obligation normale du salarié, c’est-à-dire qu’un salarié ne peut normalement pas refuser un déplacement sauf s’il dispose de raisons sérieuses, par exemple liées à sa santé ou à sa famille.

Quels trajets sont considérés comme des déplacements professionnels ?

Tous les trajets ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels et ne peuvent ainsi pas faire l’objet d’une compensation. Comme dit plus haut, les trajets entre le domicile du salarié et son lieu de travail ne sont pas considérés comme du temps de travail et ne doivent pas être remboursés.

Par contre, dans le cadre d’une mission obligeant le salarié à se rendre ailleurs que sur son lieu de travail habituel, le temps de trajet est considéré comme du temps de travail effectif. Cela concerne par exemple les trajets suivants :

• Trajet pour se rendre à une conférence ou un salon
• Trajet pour assister à une réunion avec un client
• Trajet du bureau jusqu’au restaurant pour participer à un déjeuner d’affaires

Zoom sur les obligations de l'employeur

Tout employeur qui exige d’un de ses salariés que ce dernier se déplace dans le cadre de ses fonctions se soumet à une série d’obligations pensées pour protéger les droits du salarié et l’équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie privée.

1. Délai de prévenance

L'employeur est tenu de prévenir le salarié au moins 48 heures à l'avance que celui-ci est appelé à voyager pour le travail afin de permettre à ce dernier de s’organiser. Ce délai peut être prolongé en fonction de la distance de la destination, en tenant compte des éventuelles répercussions sur la vie privée du salarié, telles que la garde d'enfants.

2. Intégration d'une clause de mobilité dans le contrat de travail

Il est recommandé d'intégrer une clause de mobilité dans le contrat de travail, spécifiant les conditions de déplacement professionnel et les éventuels changements de lieu de travail.

Une clause de mobilité peut par exemple inclure certains des éléments suivants : 

• Zone géographique : zone géographique où le salarié peut être amené à se déplacer par exemple, une région spécifique, un pays ou un continent.
• Fréquence et durée des déplacements : fréquence des déplacements et durée pour laquelle le salarié peut être amené à travailler dans un lieu différent.
• Compensation : compensation financière ou autres avantages accordés au salarié en raison de son déplacement, tels que les frais de déplacement, d’hébergement ou une prime de mobilité.
• Modalités de notification : modalités selon lesquelles l'employeur s’engage à informer le salarié d'un changement de lieu de travail, y compris le délai de préavis.
• Conditions de refus : circonstances qui autorisent le salarié à refuser un déplacement professionnel, par exemple des raisons de santé ou familiales.
• Conséquences du refus : conséquences éventuelles du refus, comme la résiliation du contrat ou d'autres mesures disciplinaires.

La clause de mobilité doit être aussi claire et précise que possible, et surtout être conforme à la législation du pays concerné. En cas de litige, les tribunaux examineront attentivement les termes de la clause pour déterminer si le déplacement est légitime et conforme aux accords contractuels et aux lois du travail en vigueur. Vous pouvez trouver un modèle de clause de mobilité à personnaliser sur le site Le Figaro Emploi.

3. Remboursement des frais et fourniture de justificatifs

L'employeur doit rembourser les frais engagés par le salarié lors de ses déplacements professionnels, y compris les frais de transport, d'hébergement, de repas et autres dépenses générées en dehors du lieu de travail.

L’employeur est tenu d’effectuer ces remboursements de l’une des deux manières suivantes :

• Remboursement des frais au réel : le salarié doit alors transmettre des notes de frais à son employeur qui lui rembourse les sommes exactes sous réserve que la note de frais lui soit soumise dans les délais impartis par la loi (3 ans) ;
• Remboursement des frais au forfait : selon le mode forfaitaire, l’employeur ne rembourse qu’une partie des frais engagés selon un barème fixé par l'Urssaf.

Les justificatifs nécessaires aux remboursements des frais engagés par le salarié et la procédure correspondante diffèrent selon qu'il s'agisse de petits ou de grands déplacements.

• Grand déplacement : un grand déplacement est défini comme un déplacement où il est impossible de regagner son domicile en raison du travail. Pour être considéré comme tel, deux conditions doivent être remplies : la distance entre le lieu de résidence et de travail doit être supérieure ou égale à 50 km (aller ou retour), et il doit être impossible de parcourir cette distance en moins de 1h30 en transport en commun (aller ou retour).
• Petit déplacement : les petits déplacements concernent souvent les salariés des entreprises de travail temporaire, du secteur des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie.

Comment Navan facilite le traitement des notes de frais :

Une solution unifiée de gestion des voyages d’affaires et des notes de frais permet de simplifier et d’automatiser le traitement des justificatifs émis par les salariés pendant leur déplacements professionnels. Avec Navan, les notes de frais sont soumises automatiquement et en quelques secondes, puis catégorisées et réconciliées. Cela permet aux équipes comptables de gagner un temps précieux et d’éliminer les tâches fastidieuses liées à la gestion des justificatifs.

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4. Garantir la sécurité du salarié en déplacement

Tout employeur est responsable de la sécurité de ses salariés au travail : c’est ce qu’on appelle le devoir de diligence, ou duty of care en anglais. Cela concerne bien évidemment aussi les voyages d’affaires, qui posent un certain nombre de défis aux entreprises.

Lorsqu’il est en déplacement, un salarié peut être confronté à des imprévus qui menacent sa sécurité ou sa santé. On l’a bien vu pendant la pandémie de Covid-19, qui a lourdement perturbé les plans de nombreux voyageurs d’affaires et mis bon nombre d’entreprises en difficulté pour rapatrier leurs employés. Il est du devoir de l’employeur d’assurer la sécurité des collaborateurs de son entreprise, peu importe où ils se trouvent.

Dans le cadre d’un voyage d’affaires, cela signifie entre autres :

• Fournir des informations pertinentes sur la situation sanitaire de la destination dans laquelle il se rend et sur les documents d’identité dont il doit se munir ;
• Proposer des alternatives et un support efficace en cas d’annulation d'un billet ou de changement d’itinéraire ;
• Organiser un rapatriement rapide en cas d’urgence ou de maladie.

Afin de s’acquitter de son devoir de diligence, un employeur a tout intérêt à opter pour une solution de gestion des voyages d’affaires moderne, dont les fonctionnalités sont en accord avec les risques liés aux déplacements professionnels.

Par exemple, les fonctionnalités avancées de reporting de Navan permettent aux entreprises d’obtenir des informations en temps réel sur l’emplacement de leurs voyageurs et d’agir rapidement en cas d’urgence. De même, nos agents de voyage expérimentés disponibles 24h/24 et 7j/7 informent les voyageurs de manière proactive en cas d’imprévu et leur proposent des solutions adaptées à leurs besoins.

Conclusion

En conclusion, les déplacements professionnels exigent une attention particulière de la part des employeurs pour garantir le respect des obligations légales et le bien-être des salariés. En suivant ces directives, les entreprises peuvent s’assurer que le cadre qu’ils proposent à leurs équipes en matière de voyages d’affaires soit conforme à la réglementation en vigueur.

En garantissant de bonnes conditions de voyage, des remboursements rapides, des mesures de sécurités fiables en cas de besoin et en œuvrant pour le maintien d’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, l’employeur maximise l’impact positif de ces déplacements pour son entreprise et s’assure du bien-être et de la satisfaction de ses salariés.

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