Un logiciel conçu pour simplifier le quotidien des assistants de direction

Dans le monde de l’entreprise, le rôle et l’impact des assistants et assistantes de direction est encore trop souvent sous-estimé. Loin de se résumer à l’organisation de réunion et la prise d’appels, les responsabilités de ces professionnels englobent un large éventail de tâches administratives et stratégiques essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise et au succès de l'équipe dirigeante. 

Ces dernières années, les nouvelles technologies ont beaucoup fait évoluer leur poste et résolument transformé la manière dont ils travaillent : ils sont devenus de véritables partenaires stratégiques. Dans cet article, découvrez quels sont les défis qu’ils rencontrent au quotidien et comment une solution de gestion des voyages d'affaires et des notes de frais innovante peut leur permettre de gagner du temps, d’augmenter leur productivité et de gérer plus efficacement les déplacements de la direction. 

Le rôle des assistants et assistantes de direction 

Le rôle d’un ou d’une assistant(e) de direction va bien au-delà des tâches de gestion traditionnelles. Véritables couteaux suisses, les assistants de direction possèdent un ensemble de compétences précieuses, notamment des aptitudes exceptionnelles en communication, négociation et gestion du temps, ainsi que la capacité de gérer discrètement des informations sensibles. 

Gestion administrative et communication

Le titre de leur poste peut varier, mais qu'on les appelle secrétaires de direction, assistants personnels de direction ou gestionnaires de bureau, leurs tâches principales sont centrées sur l’assistance administrative des personnes qui occupent des postes de direction. Ces professionnels sont les bras droits des cadres supérieurs auxquels ils apportent un soutien quotidien, que ce soit dans la gestion de leur emploi du temps et de leur rendez-vous, la mise à jour de leur calendrier, la rédaction et l’envoi d’emails ou de communications pour leur compte ou l'organisation de leurs déplacements. 

Des spécialistes des outils numériques

Par ailleurs, les professionnels de l'administration sont des spécialistes des outils numériques, qu’ils maîtrisent souvent à la perfection. En effet, les nouvelles technologies permettent aux assistants de direction de gagner en efficacité, surtout en ce qui concerne la gestion de projet et d'un emploi du temps. Les outils bureautiques et de prise de notes, la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) et Google Drive n’ont aucun secret pour eux, et ce sont de vrais aficionados des logiciels qui facilitent la communication et l’organisation en entreprise, comme Slack, Trello ou Calendly. 

Gestion de projet et des déplacements professionnels

La gestion des voyages d’affaires et des notes de frais représentent une part importante du quotidien des assistants de direction en France. Et dans ce domaine, leur expertise est précieuse. Ils réservent et organisent les déplacements professionnels des cadres dirigeants et d’autres membres de l’entreprise, font les ajustements nécessaires en cas de changement de dernière minute (récurrents pour les cadres dirigeants !). Ils prennent en compte les préférences de chacun afin de s'assurer qu’ils profitent d’une expérience de voyage agréable et exclusive. Enfin, ils compilent et traitent leurs notes de frais et gèrent les remboursements. Souvent, ils apportent aussi leur soutien dans l’organisation d'événements, de conférences ou de réunions importantes. 

Navan : l'allié des assistants de direction 

Navan travaille avec acharnement pour améliorer les processus liés aux voyages d’affaires et aux notes de frais en entreprise, notamment en développant des outils conçus pour faire gagner du temps et éliminer les tâches manuelles et rébarbatives. Participer à simplifier le quotidien des assistants de direction fait donc partie de notre mission.

Pour comprendre comment les aider au mieux, il est essentiel de comprendre les enjeux et les objectifs de leur poste, mais également les difficultés auxquelles ils sont confrontés au travail.

Les assistants de direction ont besoin d’un outil qui leur permette de gérer facilement les déplacements professionnels et les notes de frais, d’effectuer moins de tâches manuelles et de se concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Souvent confrontés à des imprévus survenant dans l’emploi du temps de leur supérieur(e), ils doivent être en mesure de pouvoir modifier ou annuler des réservations en quelques clics, même en dehors des horaires de travail classiques. Un outil pensé pour organiser facilement des voyages de groupe ou des événements est également un plus non négligeable. 

Un logiciel moderne de gestion des voyages et des notes de frais s'avère donc être un allié précieux pour les professionnels de l'administration, car il propose des solutions innovantes aux défis qu'ils rencontrent au quotidien :

• Des outils en libre service pour que les dirigeants puissent réserver facilement leurs déplacements eux-mêmes
• Une assistance voyageur disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 
• La possibilité de réserver pour autrui en prenant en compte les profils et les préférences de chaque voyageur
• Un inventaire de voyage fourni et la possibilité de proposer des services VIP 
• Des outils de gestion des notes de frais et des cartes corporate innovants

Des fonctionnalités de gestion des voyages qui simplifient le quotidien des assistants de direction

Pour remplir sa mission et proposer un logiciel adapté aux besoins de ces utilisateurs, Navan cherche sans cesse à améliorer son offre produit et développe des fonctionnalités conçues pour simplifier le travail des assistantes et assistants de direction.

Planificateur de voyage

Lorsqu’ils organisent des voyages pour autrui, les assistants de direction ont l’habitude de processus fastidieux et peu efficaces, par exemple faire des captures d'écran des options de voyage pertinentes et les transmettre aux voyageurs pour que ces derniers puissent choisir celles qui leur conviennent. 

Le nouveau planificateur de voyage de Navan permet de sauvegarder des vols ou des hôtels dans un brouillon avant de les réserver pour prendre de l’avance dans l’organisation d’un voyage. Les délégués peuvent également sauvegarder des options dans les brouillons des personnes pour lesquelles ils réservent afin de leur faire gagner du temps : ils n’ont plus qu'à passer en revue la sélection effectuée pour eux en amont. 

Préférences de notification

Sur la plateforme Navan, les assistants de direction peuvent personnaliser les paramètres de notification et recevoir des notifications à la place des personnes pour lesquelles ils réservent des voyages. Ainsi, ils peuvent activer les notifications push, e-mail ou sms et les modifier à tout moment dans les paramètres de leur compte. 

Cette fonctionnalité permet aux délégués et aux voyageurs pour lesquels ils réservent d'ajuster entièrement les paramètres de notification. Ainsi, Navan leur envoie uniquement les informations qu’ils considèrent pertinentes, via le canal qui leur convient le mieux.

Rewards

Avec son programme de Rewards, Navan récompense les voyageurs qui réservent des hôtels d’affaires plus économiques. Les délégués en profitent également, puisqu’ils reçoivent eux aussi des Rewards lorsqu’ils effectuent des réservations pour le compte de tiers. Tout le monde en sort gagnant !

Comment Navan simplifie la gestion des notes de frais pour les assistants de direction

Navan se révèle également être un outil d’une redoutable efficacité pour les assistants chargés de gérer les dépenses professionnelles des cadres. En proposant une gestion des notes de frais simplifiée, intégrée et automatisée Navan modernise les processus liés à la gestion financière et permet aux assistants administratifs de se concentrer sur des tâches plus impactantes.

La plateforme Navan permet d'automatiser la gestion des notes de frais du paiement jusqu'à la réconciliation, ce qui représente un changement significatif par rapport au traitement traditionnel des notes de frais manuelles et une véritable révolution pour les assistants de direction.

Les avantages de Navan pour la gestion des notes de frais comprennent entre autres :

• Contrôle sur les dépenses : Navan permet de paramétrer des politiques de dépenses personnalisées qui sont appliquées de manière automatique au moment du paiement afin d'éliminer les dépenses non conformes.
• Gestion automatisée des notes de frais : lorsqu’un salarié utilise une carte corporate connectée à Navan Expense ou sa carte Navan, les informations de transaction sont automatiquement capturées et réconciliées. Plus besoin d'établir des notes de frais manuellement !
• Visibilité en temps réel : les transactions apparaissent en temps réel sur les tableaux de bord de Navan. Ainsi, les admins et les managers ont accès à toutes les dépenses de l’entreprise en temps réel, sur une seule plateforme centralisée.
• Des décisions basées sur des données : en fournissant des données détaillées et pertinentes, Navan permet une budgétisation plus exacte et d’identifier rapidement les opportunités d'économies. Grâce à des informations contextuelles en temps réel sur les dépenses,  grâce à des informations contextuelles en temps réel sur les données de dépenses, il est facile d’ajuster les politiques et d’agir de façon concrète sur le budget voyage de l’entreprise.
• Factures conformes à la TVA : Navan permet aux entreprises d'identifier, de contrôler et de déclarer la TVA et la TPS pour récupérer jusqu'à 25 % sur leurs dépenses.

L'approche innovante de Navan en matière de gestion des notes de frais transforme de manière fondamentale le rôle des professionnels de l'administration, notamment en réduisant le temps qu'ils consacrent aux tâches purement administratives. 

Les héros insoupçonnés du monde de l'entreprise

À mesure que le monde du travail continue d'évoluer vers plus d'efficacité et des processus rationalisés, le rôle des assistants de direction est voué à devenir toujours plus central et stratégique. Il revient aux entreprises d’investir dans des outils et des technologies qui soutiennent ces héros du quotidien et leur permettent de faire leur travail plus facilement.

Navan l’a bien compris et s’assure que ses outils de gestion des voyages et des notes de frais soient adaptés aux besoins spécifiques des assistant(e)s de direction, qui jouent un rôle prépondérant dans la réussite de l'entreprise.

Avec des fonctionnalités pensées pour ceux qui réservent pour des tiers et un traitement des notes de frais automatisé, Navan simplifie le quotidien des assistant(e)s de direction. Découvrez comment en profiter vous aussi et planifiez une démo avec nos experts produit.