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August 21, 2021

Wie Einkaufsteams Das Risiko Bei Reisen Und Spesen Reduzieren

Geschäftsreisen sind für alle Bereiche eines Unternehmens wichtig - deshalb versuchen Einkaufsteams, diese unterschiedlichen Akteure bei der Auswahl des richtigen Partners zusammenzubringen. Mehr denn je müssen die Einkaufsteams eine Führungsrolle übernehmen und ihre zentrale Rolle für ein proaktives Risikomanagement im Reise- und Spesenmanagement nutzen, um ihren Unternehmen zu helfen, Reisende zu schützen und die Kosten im Bezug auf die geschäftlichen und wirtschaftlichen Erholung zu kontrollieren.

Die jüngsten Ereignisse haben die Rolle von Systemen und Prozessen für die Sicherheit von Reisenden deutlich gemacht. Die Fürsorgepflicht, d. h. die gesetzliche Verpflichtung eines Unternehmens, für seine reisenden Mitarbeiter zu sorgen, wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus und versetzt das Einkaufsteam in die einzigartige Lage, eine führende Rolle bei der Gewährleistung der Geschäftskontinuität und der Sicherheit der Reisenden im Falle eines Notfalls zu übernehmen, sei es eine Naturkatastrophe, politische Konflikte oder eine globale Gesundheitskrise.

Lassen Sie uns genau sehen, wie Sie als Einkaufsleiter dazu beitragen können, das Risiko bei Geschäftsreisen und im Spesenmanagement zu verringern, indem Sie die Reisenden schützen und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle behalten, um den Erfolg Ihres Unternehmens zu gewährleisten.

Bringen Sie Führungskräfte zusammen, um eine bewusste Entscheidung zu treffen

Wie eingangs erwähnt, müssen verschiedene Geschäftsbereiche, Regionen und Abteilungen über das Einkaufsteam zusammenkommen, um die Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen -- insbesondere bei der Auswahl einer Reise- und Spesenmanagementlösung. Dazu gehören u. a. die Bereiche Finanzen, Personalwesen, Betrieb, Risikomanagement, Sicherheit und natürlich der Bereich Geschäftsreisen.

Das Einkaufsteam muss einen Schritt über die Ermöglichung von Reisen und Spesen hinausgehen und die Lösungen für das Reise- und Spesenmanagement auch unter dem Aspekt des Notfall- und Risikomanagements betrachten. Wir haben in letzter Zeit gesehen, dass im Notfall die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen und mit den Reisenden von entscheidender Bedeutung ist.

Beispiele an zu behandelnde Themen:

  • Woher wissen Sie, wo sich Ihre Leute befinden, um festzustellen, ob sie sich in Gefahr befinden?
  • Wenn Ihr Sicherheitsteam mit Reisenden in Verbindung treten muss — welches Tool wird verwendet?

Das Einkaufsteam muss nicht nur wissen, ob es einen Notfallplan gibt, sondern auch eine Liste von Technologien, Lieferanten und Ressourcen bereithalten, die das Unternehmen benötigt, um den Plan in die Tat umzusetzen. Die Ressourcen müssen die Situation immer aus mehreren Blickwinkeln betrachten:

  • Sorgfaltspflicht — Wie kümmern wir uns um diejenigen, die das Produkt verwenden, sowie um Ihre Mitarbeiter?
  • Beschaffung von Notfallmaterial — Sei es Händedesinfektionsmittel während einer Gesundheitskrise oder der sichere Transport von Mitarbeitern nach einem Erdbeben
  • Lieferanten — Diejenigen, die Sie bei der Durchführung Ihres Plans unterstützen werden

Hier ist es wichtig, dass das Einkaufsteam an der Erstellung des Plans beteiligt ist: Wenn das Sicherheitsteam die Menge an Handdesinfektionsmitteln im Büro aufgrund eines gesundheitlichen Notfalls erhöhen möchte, muss das Einkaufteam dafür sorgen. Wenn Sie bei der Evaluierung des Reisemanagementunternehmens nicht auch die Technologie- und Support-Fähigkeiten für Notfälle berücksichtigt haben, stellen Sie möglicherweise erst dann fest, dass Sie nicht den richtigen Partner haben, wenn es bereits zu spät ist.

Übernehmen Sie die Führung beim Schutz des Unternehmens

Vor allem, weil das Reisen seit jeher ein Bereich ist, in dem es zu unkonventionellem Verhalten kommt (laut dem Skift State of Business Travel Report buchen mehr als 50 % der Reisenden außerhalb von Plattformen), muss Ihr Team Kontrolle, Einblicke und einen auf die Interessengruppen ausgerichteten Ansatz haben und wissen, wie man sich anpassen kann. Die gute Nachricht ist, dass moderne Reise- und Spesenmanagementlösungen gut geeignet sind, um „fehlerhafte“ Buchungen zu reduzieren und eine hohe Akzeptanz bei Ihren Reisenden zu gewährleisten, da sie benutzerfreundlich sind, ein breites und tiefes Inventar bieten (insbesondere ein Inventar, das die Loyalität der Reisenden anspricht) und die Qualität der Unterstützung während der Reise gewährleisten.

Die Hauptaufgabe des Einkaufsteams besteht darin, alle Akteure zusammenzubringen, um gute Entscheidungen für das gesamte Unternehmen zu treffen.

Beispiele an zu behandelnde Themen:

  • Das Einkaufsteam muss darauf achten, die Kosten zu senken und gleichzeitig dazu beitragen, das Human- und Sachkapital zu schützen. Verfügt Ihre Reise- und Spesenmanagement-Plattform über ausreichende Kommunikationsfunktionen für die Sorgfaltspflicht in Notfällen?
  • Wie werden Sie die Kosten für Mitarbeiter kontrollieren, die gezwungen sind, von zu Hause aus zu arbeiten?

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter während eines Notfalls

Während eines Notfalls werden Reise-, Sicherheits-, Risikomanagement- und andere Teams wahrscheinlich die Unterstützung des Einkaufsteams benötigen – und alle diese Teams müssen zusammenarbeiten. Wie beschaffen Sie zum Beispiel in einem Notfall Vorräte für Reisende, die weit weg von zu Hause festsitzen? Während der COVID-19-Krise entdeckten viele Unternehmen, dass ein Teil der Unterstützung für Reisende darin besteht, das Gefühl zu vermitteln, dass ihnen zugehört wird, und zu zeigen, dass ihr Unternehmen Maßnahmen ergreift, um ihnen zu helfen.

Ein effektives Eingehen auf die Bedürfnisse Ihrer Reisenden in einer Krise hilft, Sorgen, Ängste und Stress abzubauen und stärkt gleichzeitig die Bindung Ihrer Mitarbeiter an das Unternehmen - ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit, das Engagement und die Loyalität Ihrer Mitarbeiter. Bieten Sie den Reisenden eine Zahlungsmöglichkeit, ohne dass sie dem Unternehmen einen zinslosen Kredit gewähren oder sich mit frustrierenden, zeitraubenden Spesenabrechnungen herumschlagen müssen, und vereinfachen Sie gleichzeitig die Abstimmung im Finanzteam. Wie wir alle gesehen haben, ist eine Notfallplanung für das Reise- und Spesenprogramm Ihres Unternehmens unerlässlich. Ein Ereignis wie das Coronavirus ist ein Szenario, bei dem viel auf dem Spiel steht und bei dem das Risikomanagement unter hohem Druck steht. Es ist wichtig, die Geschäftskontinuität und -erholung zu prüfen und Prozesse zu schaffen, die Geschäftsreisen in Zeiten wie diesen unterstützen.

Beispiele an zu behandelnde Themen:

  • Wie sieht Ihr Notfallplan für eine globale Gesundheitskrise und andere Notsituationen aus?
  • Wie sieht das Verfahren für die Bearbeitung von Supportanfragen für Reisende aus, die sich möglicherweise außerhalb Ihrer normalen Bürostandorte befinden?
  • Wie werden Sie mit reisenden Mitarbeitern kommunizieren?

Stellen Sie Überlegungen bei der Auswahl einer Reisekostenplattform und eines Partners an

Wissen, wo die Menschen sind, wo sie waren und wohin sie gehen. Eine robuste R&S-Plattform zeigt, wer an einen bestimmten Ort gebucht hat, dorthin gereist ist oder reisen wird, der für die Mitarbeiter ein Risiko darstellen könnte – sei es aufgrund von Naturkatastrophen, Terrorismus, geopolitischer Instabilität oder Gesundheitskrisen. Kann man diese Informationen auf Ihrer R&S-Plattform problemlos erhalten?

Greifen Sie in Echtzeit auf Daten zu. Geschäftskontinuität ist per Definition geschäftskritisch, daher muss Ihre Reise- und Spesenmanagementplattform den Zugriff auf Daten in Echtzeit ermöglichen - was erforderlich ist, um schnell und effektiv bewusste Entscheidungen zu treffen. Wichtig ist auch die Fähigkeit, die Ausgaben zu verwalten und künftige Reisen zu überwachen, unabhängig davon, welche Änderungen oder Reiserisiken sich ergeben können.

Transparenz & Kontrolle. Wie viel Zeit vergeht zwischen der Belastung der Firmenkarte durch einen Mitarbeiter und dem Zeitpunkt, an dem die Finanzabteilung davon erfährt? Die modernen R&S-Systeme von heute bieten Echtzeittransparenz und -kontrolle, so dass das Finanzteam schnelle Entscheidungen über die Ausgaben treffen und sogar verhindern kann, dass unzulässige Kosten anfallen, bevor sie entstehen.

Benutzerfreundlichkeit. Eine Lösung ist nur dann gültig, wenn sie von den Beteiligten auch angenommen wird. Die Benutzerfreundlichkeit für den Reisenden, aber auch für die Finanz-, Risikomanagement- und Reisemanagementteams ist daher von entscheidender Bedeutung. Verwalter sollten in der Lage sein, sich bei Bedarf direkt an die Reisenden zu wenden – sie sollten nicht stunden- oder tagelang warten müssen, bis Berichte abgerufen werden. Eine unzureichende Nutzung von Reiseplattformen bedeutet, dass der Aufenthaltsort von Reisenden nur begrenzt oder gar nicht bekannt ist, so dass es nahezu unmöglich ist, zu wissen, wer sich in Gefahr befindet oder befinden wird. Die Akzeptanz Ihres Reiseprogramms ist nicht nur eine Frage der Kostenkontrolle, sondern auch ein Sicherheitsaspekt, der sich auf Ihre Fähigkeit auswirkt, die Sorgfaltspflicht zu erfüllen. Die Benutzerfreundlichkeit, der Umfang und die Tiefe des Inventars sowie der 24/7-Support durch Reisebüroexperten tragen wesentlich dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter das Angebot zu 100 % annehmen.

Der Schnittpunkt zwischen Prozessen und Technologie

Wenn es um Geschäftskontinuität und Risiken bei Geschäftsreisen geht, spielt die verwendete Technologie eine große Rolle. Stellen Sie sich eine Krise vor, in der Ihr Unternehmen eine Reise- und Spesenplattform verwendet, die auf einer veralteten Technologie basiert. Wie können Sie den Reisenden helfen, sicher nach Hause zu kommen? Die Gefahr besteht darin, dass Reisende von älteren, weniger verbreiteten Webbrowsern abhängig sind oder nicht in der Lage sind, Buchungen über Mobiltelefone vorzunehmen - oder dass diese nicht für Flexibilität und Dynamik ausgelegt sind.

Dynamische + flexible, reisefreundliche Politik = höhere Zufriedenheit der Reisenden

Die Reiserichtlinien sind ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Reiseprogramms. Zu strenge Reiserichtlinien bereiten Reisenden und Reisemanagern gleichermaßen Kopfzerbrechen. Das Reiseinventar ist in Bezug auf die Preise notorisch unbeständig, und die traditionellen, statischen R&S-Richtlinien werden dieser Realität oft nicht gerecht. Zu strenge Richtlinien ermutigen Reisende oft, außerhalb des Systems zu buchen, und führen zu Problemen bei der Einhaltung der Richtlinien.

Die Lösung: Reisemanagement-Tools, die sich dynamisch an die tatsächlichen Preise eines bestimmten Ortes während eines bestimmten Zeitraums anpassen, helfen dabei, die Kontrolle mit den Bedürfnissen der Reisenden in Einklang zu bringen. Innerhalb von TripActions können Verwalter dynamische Richtlinien für Reisenden festlegen, sei es, dass sie unterschiedliche Richtlinien für verschiedene Mitarbeitergruppen anwenden oder Flug- und Hotelobergrenzen basierend auf den tatsächlichen Buchungen der Reisenden ändern möchten.

Die zentrale Rolle des Einkaufsteams

Es gibt viele verschiedene Blickwinkel, durch die Einkaufsleiter die von ihnen getroffenen Kaufentscheidungen betrachten müssen. Wenn es um Reise- und Spesenmanagement geht, muss ein Unternehmen Kontrolle, Einsicht, einen Ansatz, der die Interessengruppen in den Mittelpunkt stellt, und die Fähigkeit haben, sich an Veränderungen anzupassen, sowohl an größere - wie das Coronavirus - als auch an alltägliche - wie die Eröffnung eines Büros in einer neuen Region. Und wie wir alle gesehen haben, werden diese Bedürfnisse in einer Notsituation sogar noch wichtiger.

Die Möglichkeit, Einblicke zu gewinnen, Richtlinien anzupassen und mit Reisenden zu kommunizieren, wird in Krisenzeiten zu einer geschäftskritischen Anforderung an Ihre Reise- und Spesenmanagement-Plattform. Wenn ein Unternehmen eine Lösung für das R&S-Management einführt, die sowohl flexibel ist als auch mit seinen Werten und seiner Kultur übereinstimmt, ist es gut vorbereitet, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Erfahren Sie in unserem Blog über den TripActions-Kunden Anaplan mehr darüber, wie ein Einkaufsteam das R&S-Management drastisch verbessert hat.

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