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September 20, 2020

Gestion Des Voyages Essentiels Pendant la Période COVID-19

Le coronavirus a propulsé de nombreux gestionnaires de voyages dans un monde nouveau, ils élaborent leur plan et déterminent les meilleures pratiques au fur et à mesure, avec l'aide de leurs confrères et collègues du monde entier. Par exemple, de nombreux gestionnaires de voyages ont trouvé dans la communauté TripActions une source utile d'idées, de tactiques et de soutien.

Pour ceux qui cherchent des informations concrètes, les responsables des voyages de GameStop ont expliqué comment ils gèrent les voyages pour le distributeur américain lors d'un récent webinaire organisé par BTN. Judy Payne and Samantha Vogel, le duo de voyageurs de GameStop, ont révélé la manière dont elles ont travaillé pour assurer la sécurité et le soutien des employés en voyage d’affaires importants depuis l'été.

En tant que distributeur de jeux vidéo à l'échelle nationale, GameStop effectue normalement de nombreux voyages d'affaires aux États-Unis et dans le monde entier, y compris en Chine dans le cadre de ses relations avec les fabricants. Lorsque la pandémie a frappé, l'entreprise a rapidement mis fin aux voyages et a constitué un groupe de travail sur le devoir de diligence. Composée de membres représentant les équipes Voyages et Réunions, Risques, Prévention des pertes, RH et Juridique, ainsi que de dirigeants de C-Suite, l'équipe s'est réunie deux fois par semaine au début, puis une fois par semaine, pour évaluer les besoins, puis a élaboré une approche progressive pour le retour au travail, y compris les voyages d'affaires.

Toutefois, alors que les voyages d'affaires étaient toujours en pause, les pillages survenus dans plusieurs villes en mai et juin ont obligé certains employés à se rendre dans les magasins concernés. L'entreprise devait s'assurer que les employés des magasins étaient en sécurité et évaluer les dégâts. C'est alors que Judy et Samantha ont commencé à mettre en œuvre leur plan de reprise des voyages en toute sécurité.

Pour commencer, elles ont établi un programme de voyages en quatre phases, comprenant l'approbation des voyages par les cadres supérieurs pour les premières phases et une auto-quarantaine obligatoire de 14 jours après chaque voyage. Même lorsque les voyages d'affaires étaient interdits, l'équipe chargée des voyages avait décidé de conserver les outils de réservation TripActions approuvés par l'entreprise, disponibles sur le portail des voyages d'affaires, au cas où un voyage serait nécessaire à la dernière minute, de sorte que les outils étaient disponibles et opérationnels.

Dans la première phase du plan, une fois qu'un voyage a été approuvé et réservé par la direction, l'équipe se charge de contacter chaque voyageur pour lui transmettre des informations supplémentaires concernant le voyage. Samantha et Judy consultent toutes les sources d'information disponibles pour les aider à gérer leurs voyages, notamment le réseau de leurs confrères, les nouvelles mondiales, les nouvelles de l'industrie du BTN, l'OMS, le CDC, l'IATA et le tableau de bord du gestionnaire de voyages TripActions. L'équipe compte également sur ses relations avec les partenaires et les fournisseurs pour se tenir au courant des modifications apportées aux politiques COVID-19, aux politiques sanitaires et autres dans tous les principaux hôtels et compagnies aériennes.

Chaque voyageur reçoit une série d'informations spécifiques sur ce qu'il doit savoir avant, pendant et après son voyage. Les informations concernent aussi bien les options de covoiturage que ce à quoi il faut s'attendre lors de l'enregistrement à l'aéroport, les informations relatifs à la sécurité/TSA, les exigences des compagnies aériennes, les conseils de sécurité dans les hôtels et même des conseils pour gérer son stress et ses émotions liés au voyage.

Depuis le début, Judy et Samantha ont accordé une grande importance à la communication et ont adopté une approche à plusieurs niveaux pour tenir les employés informés. Les canaux comprennent :

  • Le site Web interne de voyages d’affaires et réunions (intranet)
  • Le bulletin d'information électronique des employés
  • Des communications individuelles pour chaque voyageur.
  • Les itinéraires de voyage en ligne TripActions avec les données COVID-19 en temps réel et les protocoles de sécurité et d'hygiène des fournisseurs.

L'entreprise souhaite transmettre un message positif concernant les voyages d'affaires : Si les employés ne souhaitent pas voyager, si leur famille présente un risque élevé ou si ce voyage ne leur convient pas personnellement, ils ne seront pas pénalisés. L'équipe fournit également des informations aux responsables sur la manière de remplacer une personne pour un voyage important.

L'équipe de GameStop a documenté les principaux résultats obtenus de ce processus d'élaboration de leur plan de retour aux voyages au cours des derniers mois. Regardez la vidéo via BTN pour découvrir les principaux résultats obtenus et les conseils de Judy et Samantha aux entreprises qui souhaitent reprendre les voyages d'affaires en toute sécurité.

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